Tres claves que marcarán el futuro del teletrabajo

TPB309, feb21. Ha pasado casi un año desde que empezamos a hablar de la revolución del trabajo en remoto. En los últimos meses hemos aportado distintos puntos de vista y debatido acerca de si esta modalidad ha llegado para quedarse en nuestras vidas. Y no solo por practicidad y continuidad del propio negocio, hablamos también de los beneficios que, en la mayoría de los casos, han quedado más que probados.

ALGUNOS ESTUDIOS recientes, como el de la Escuela de Postgrado de negocios de Stanford, han concluido que los empleados que trabajan en casa son un 13% más productivos que sus equivalentes en la oficina. Mientras que, debido a la crisis sanitaria el mundo actual es como un gran experimento de laboratorio que puede o no validar este estudio, los expertos señalan una serie de claves dentro de los espacios de trabajo digitales que serán cruciales a tener en cuenta, y que determinarán la productividad de los equipos, tanto ahora como en el futuro.

El entorno de trabajo digital abarca todo el conjunto de herramientas que una empresa utiliza para capacitar a sus empleados para trabajar y, cuando hablamos de teletrabajo, este entorno pasa a ser un soporte aún más vital para el empleado: ¿Un canal de comunicación corporativo, un lugar donde colaborar, encontrar información fiable y relacionarse con expertos internos? Todos estos atributos son necesarios en momentos de normalidad, pero más aún, cuando el contexto cambia y los empleados están distribuidos y no pueden inclinarse sobre la mesa o desplazarse unos metros para hacerle una pregunta a un compañero.

Según los expertos, existen, por tanto, tres valores esenciales a la hora de fomentar la productividad del empleado, y a grandes rasgos, estos son: comunicación, experiencia de usuario mejorada y digitalización. O lo que es lo mismo, brindar al empleado un canal de comunicación que conecte todos los niveles de la empresa, un espacio digital que sea capaz de generar una experiencia similar a la de los consumidores y, por último, proporcionarle una digitalización optimizada de las operaciones de negocio para que éstas puedan ser realizadas por los trabajadores en remoto.

• 1. Un canal de comunicación corporativa de confianza

Por su parte, los empleados necesitan ser capaces de encontrar fácil y rápidamente las comunicaciones oficiales y un repositorio de contenidos fiable para ofrecer una experiencia consistente a sus clientes. En lo que respecta a los directivos, estos desean saber que el principal canal de comunicación de la empresa está siendo utilizado y que las comunicaciones llegan a todos los empleados. Dicho esto, las intranets modernas no deberían ser solo un canal de comunicación unidireccional y jerárquico, sino que estas herramientas tienen que ser capaces de conectar a todos los niveles de la empresa, dando a los empleados la posibilidad de comentar, responder y, además, colaborar con el resto de departamentos, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren.

Este contenido debe estar disponible a través de cualquier dispositivo para llegar a todos los empleados, incluso en entornos descentralizados: en filiales, fábricas, tiendas, sucursales o franquicias. El contenido debe ser personalizado y dirigido a segmentos de empleados con intereses u objetivos comunes, que asegure que los usuarios vean lo que les importa y resulta útil. Además, es importante que la información pueda compartirse entre compañeros y equipos. Porque los espacios de trabajo digitales bien definidos y estructurados ayudan a mantener claros los objetivos de la empresa, eliminando los silos dentro de la compañía. Asimismo, hacen que sea fácil encontrar expertos dentro de la organización.

• 2. Crear una experiencia similar a la del consumidor para los empleados

Toda empresa debe tener el objetivo de crear una intranet que le resulte útil a sus empleados. Esto se logra con un diseño pensado para ellos, en su beneficio, lo que conocemos como un enfoque employee first. Las experiencias de cliente son diseñadas cuidadosamente alrededor de este usuario, para estimular la búsqueda de productos y su compra. Tomando estos valores prestados de marketing y ventas, basta con orientarlos hacia nuestros usuarios internos. Así, estos espacios digitales deben tener como objetivo una experiencia excelente, sin fricciones, de forma que se libere a los empleados de tareas administrativas y que puedan centrarse en tareas de más valor y que aporten más al negocio.

¿Y cómo se consigue esto? En primer lugar, ha de encontrarse la manera de reducir el ruido. Los empleados son inundados diariamente por información, datos y contenidos que no siempre aportan valor para su trabajo. En este sentido la tecnología será un aliado fundamental. Por un lado, funcionalidades de gestión de permisos nos ayudarán a determinar que los empleados tengan acceso al tipo de contenidos e información que precisan. Además, como se ha comentado, la personalización basada en segmentos de empleados asegurará que lo que los usuarios vean sea relevante para ellos. Adicionalmente, las recomendaciones de contenidos impulsadas por la inteligencia artificial pueden hacer sugerencias en base al histórico interés del usuario.

En segundo lugar, hay que encontrar la forma de optimizar la experiencia de usuario para gestionar los assets, documentos e información interna. Para ello, será necesario asegurarse de que sea fácil encontrar contenidos y recursos a través de una navegación intuitiva y, probablemente más importante, una potente experiencia de búsqueda que no sólo pueda indexar el contenido de la intranet, sino también de los sistemas conectados. Por último, ha de ofrecerse a los usuarios de negocio la capacidad de crear fácilmente sus propios sites y páginas para sus equipos y proyectos. Intentar que las experiencias de los empleados sean tan buenas como las experiencias de los clientes externos les hará sentirse más productivos, realizados, valorados y, además, ayudará a la compañía a mantener el talento durante más tiempo. Este escenario que puede parecer del futuro, ya está disponible en muchas empresas a través de herramientas que ya están en el mercado.

• 3. Optimizar digitalmente las operaciones de negocio

Otra función de una intranet moderna, que no siempre se tiene suficientemente en cuenta, es la habilidad de digitalizar las operaciones de negocio que agilicen procesos y permitan ser realizadas por trabajadores en remoto. Las empresas más antiguas y establecidas pueden tener muchos procesos críticos que son manuales o basados en papel que son difíciles de gestionar y más desde cualquier lugar que no sea la propia oficina. Y, en algunas ocasiones, es ciertamente imposible. Si hay una interrupción del trabajo en la oficina- como la que hemos y estamos viviendo-, esto puede convertirse en un problema de continuidad para el negocio.

La digitalización de procesos para que puedan ser gestionados desde el ordenador o móvil no solo da a la empresa la capacidad de trabajar desde casa, también mejora las operaciones del día a día al proporcionar agilidad en sus procesos, así como la habilidad de medir el tiempo transcurrido hasta la finalización de una tarea, identificar los cuellos de botella y fomentar la eficiencia. Tal y como han comprobado algunas organizaciones, también abre más oportunidades para que los empleados de diferentes niveles de la empresa conversen y colaboren para obtener mejores resultados.

Evolucionando hacia la nueva normalidad

La conclusión de todo esto es que el espacio de trabajo digital del empleado pasa a ser un elemento estratégico clave para el negocio y para la productividad de la plantilla. Si estos espacios contemplan ciertos valores esenciales, ayudarán sin duda a las compañías a evolucionar su negocio para poder competir en tiempos que cambian rápida e inesperadamente. Ser capaz de ofrecer una comunicación oficial, bidireccional, crear una experiencia de intranet centrada en el empleado que ayude a realizar el trabajo y transformar digitalmente las operaciones de negocio es una parte vital para poder escalar rápidamente una fuerza de trabajo remota en cualquier momento y mantenerla productiva fuera de la oficina.

Por Carolina Moreno,

VP de Ventas para EMEA y CEO para el Sur de Europa de Liferay

«Hay tres valores esenciales a la hora de fomentar la productividad del empleado: comunicación, experiencia de usuario mejorada y digitalización. O lo que es lo mismo, brindar al empleado un canal digital de comunicación que sea capaz de generar una experiencia similar a la de los consumidores»