El control de los gastos de viaje, una prioridad de las empresas para 2023

Según estudios de parte, las empresas llevan un control deficiente de los gastos que se generan durante los viajes de sus empleados y eso les supone lentitud en los procesos administrativos, falta de información sobre los costes reales o perder la oportunidad de recuperar el IVA de tiques y facturas, entre otras consecuencias.

El II Foro Expensya sobre la gestión de gastos de viaje y representación, celebrado la semana pasada en el hotel Intercontinental de Madrid en colaboración con Forum Business Travel, analizaba las ventajas de la digitalización en los desplazamientos profesionales como una prioridad para las empresas durante el próximo año, una vez recuperada la “nueva normalidad”.

“Desde hace tiempo, las empresas no demandan únicamente una simple gestión de sus viajes corporativos, sino que necesitan un aliado estratégico que les ayude a tener un control exhaustivo de todas las partidas de gastos relacionadas con el viaje de negocios, de principio a fin. Para poder dar este soporte es necesario contar con las soluciones tecnológicas adecuadas que aseguran este control continuo, que garantizan el cumplimiento de los presupuestos y que maximizan los ahorros en gastos y procesos”, puso de manifiesto en la charla inaugural Iván Cuadro, Sales Manager para España de Expensya.

Los viajes de negocios generan una serie de gastos, más allá de la reserva del avión, el hotel o el coche de alquiler, que escapan muchas veces al control de los empleados, debido a tiques que se pierden o no se contabilizan correctamente. Cuando regresan de sus desplazamientos tienen dificultades para completar sus liquidaciones, al ser en muchos casos un proceso engorroso, que implica tiempo y generación de papel innecesaria.

En este sentido, el sector del Business Travel camina de forma decidida hacia la digitalización de todas estas tareas, de manera que, desde que se autoriza un viaje, hasta que se rinden cuentas de todos los gastos, todo sea más sencillo. Además, un sistema automatizado proporciona a las empresas mecanismo añadidos de control de costes, algo que valoran cada vez más ante la subida generalizada de precios.

Según comentó Cuadro, “hay una necesidad cada vez mayor entre las empresas de tener las cuentas más saneadas y de liquidez. También de flexibilidad ante los empleados en las políticas de gastos. Por eso, las herramientas de control en tiempo real de los gastos no solo benefician a las empresas, sino que son compatibles con el empoderamiento del viajero”.

La recuperación del IVA es otro de los grandes caballos de batalla de las corporaciones, una partida que, bien gestionada, puede implicar importantes ahorros en la cuenta de viajes, tal y como explicó Sergio Pérez Vegas, socio director general técnico de 60Días, una firma integrada la plataforma de Expensya que ayuda a las empresas en este propósito.

Durante el foro, Diana Vicente, HR Business Partner de Tabacalera, comentó su experiencia con soluciones de gestión de gastos y señaló que “las ventajas, tanto para los departamentos de administración, contabilidad y recursos humanos son evidentes, así como para el empleado, que dedica mucho menos tiempo a la liquidación de gastos, y lo hace de una forma más fiable”.

Por su parte, Laura Piasek, Communication & Content Manager en Expensya, insistió en la sostenibilidad que supone la utilización de esta herramienta, al no ser necesario imprimir o fotocopiar los documentos de compra, ya que los tiques digitalizados cuentan con la homologación de la Agencia Tributaria.

Forum Business Travel viene desarrollando desde 2010 un concepto innovador para la formación continua de gestores de viajes de empresa en el que, a través del modelo de comunidad, genera conocimiento compartido mediante jornadas educacionales, sesiones monográficas, cursos, talleres, focus groups y actividades de networking por las que ya han pasado más de mil travel managers y contables para poner en común su experiencia y necesidades. La iniciativa cuenta con el apoyo de proveedores del sector como Air Europa, Air France-KLM, Amadeus España, American Express Global Business Travel, Apartool, Cabify para Empresas, BCD Travel, Diners Club Spain, Free Now for Business, Meliá Hotels International, NH Hotel Group y Sixt Rent-a-Car.

Por su parte, Expensya es una startup francesa fundada en 2014 por dos ex directivos de Microsoft, Karim Jouini y Jihed Othmani, a los que se unió Marc Clatot, CEO de Pagos Corporativos de American Express para France y el Benelux en 2015. La empresa ofrece una solución automatizada de gestión de gastos corporativos para empresas de todos los tamaños: grandes cuentas, pymes y microempresas.