PryntWeb, la solución agnóstica de TPS Printing [2/2]

TPB320 feb22. En un webminar celebrado reciente, Jorge Álvarez y Asier Aguado de TPS nos presentaron su último lanzamiento, la solución PryntWeb 100% disponible ya y que es idónea para una serie de casos de uso muy interesantes que amplían el alcance de la impresión en la nube.

¿Puede radiografiar el mercado actual del cloud printing?

Según la foto de la consultora Quocirca, el mercado de impresión en la nube para los próximos cinco años determina que será una inversión top en los presupuestos TI para el 45% de las empresas. Ligeramente por encima de lo que afirma el 43%, que para 2025 tendrán su infraestructura TI en la cloud. De hecho, ese 45% afirma que será este un factor decisivo en la selección del partner.

La consecuencia primera de todo esto es que los proveedores MPS deben moverse al cloud, que es donde van a estar sus clientes en nada de tiempo. Puesto que el 39% dice que ya ha implementado alguna plataforma de gestión print en la nube, y el 37% planea hacerlo en los próximos años. Además, el 72% piensa que incrementará el uso de gestión de la impresión en la nube.

En la tarta desglosada de este movimiento, tenemos un 5% que se movieron al cloud print este 2022; el 32% incrementaron un montón la gestión de la impresión distribuida desde la Web, y un 35% la incrementaron un poco; para un 20% todo fue igual; solo en un 6% descendió su actividad print, y un 2% no sabe. Viendo esto, los proveedores de MPS deben expandir sus capacidades en cloud sí o sí, es un nicho de mercado al que atacar y conseguir oportunidades.

¿Cómo es la impresión en la nube?

La impresión cloud está ganando impulso a las herramientas on-premise como flip management o de triple A (Authentication -identificación-, Autoritation -derecho de acceso- y Accounting -contabilidad-), lo que nos llevó a buscar un producto que se saliera de las AAA más tradicionales. PryntWeb es puro web, aunque su core no es sustituirlas en todo, pero sí en las partes más complejas.

Hoy día las soluciones triple A ya son muy avanzadas y cubren una gran variedad de necesidades, pero conllevan una serie de hándicaps. Por ejemplo, necesitan soporte para la instalación; tienen una dependencia a la tecnología del cliente; implica una fuerte inversión inicial; hay largos periodos de in-actividad de días incluso de meses; posible falta de disponibilidad always on; y deja el tema de la movilidad muy limitada.

De ese océano rojo con tantos impedimentos y lleno de competidores tradicionales nos movemos a un océano azul más despejado y limpio y con menos tiburones, gracias al enfoque que hacemos con esta herramienta que hemos llamado PryntWeb

Descríbase PryntWeb, en sus puntos más destacados.

Una herramienta que es prácticamente Plug&Play, desarrollada en un entorno cloud 100% lo que proporciona una alta disponibilidad. Te permite un autoregistro sin necesidad de molestar a nadie del departamento TI, pues no hay que instalar ningún agente local: básicamente es un portal web donde subir los trabajos de impresión. Esta mejora de servicios será recibida por los clientes de manera muy positiva. Más eficiencia implica que va a traer un ROI a corto plazo.

TPS PryntWeb es un portal de impresión con envío de trabajos en PDF y JPG, que se accede mediante usuario y contraseña (hacer notar que no admite Office porque los archivos DOC o PPT pueden variar de versiones o contener macros o faltar las fuentes o que te cambie el formato impidiendo concluir en modo desatendido, es el riesgo más común de tratar con Word o PowerPoint). A futuro se podrán exportar en formatos CSV.

Tiene un configurador para la personalización de las opciones, como una fotocopiadora normal de empresa: disposición de la página, modo dúplex, gramaje, modo a color o blanco y negro, tamaño de hoja, acabado en encuadernado o grapado…

Tiene diversas opciones de imputar costes y gastos. Puede ser una versión libre para los empleados en nómina, o híbrida: solo gratuito para las impresiones dentro del dominio de la empresa, pero con el resto tipo Gmail o Hotmail particular aplicar una fórmula de pago aprobado, prepago con saldo o financiado por la empresa. Para entornos públicos, se pueden integrar bonos de prepago o pasarelas bancarias como RedSys para cobro compatible con todas las tarjetas (sin embargo PayPal no la admitimos, porque hay que pagar unas comisiones fijas sin margen de negociación y no les interesa).

Y también dispone de un repositorio de archivos para compartir, muy útil en entornos de educación (por cursos o asignaturas) y de empresa o un coworking (por departamentos o equipos), donde los usuarios pueden subir material y contenidos y cuya impresión puede quedar externalizada como un servicio de reprografía digital. El escaneado tiene su propia plataforma FTP, no tiene integración con servicios de terceros (OneDrive, SharePoint, DropBox), pero se puede desarrollar a medida.

¿Y qué beneficios concretos conlleva al canal?

Ofrece accesibilidad desde cualquier dispositivo y ubicación, es una URL pública muy útil para un entorno como coworking donde no existe un dominio, basta un usuario y contraseña y se elimina problemáticas de cargar drivers en cada máquina. También permite la gestión de invitados por auto registro o que se validen bajo demanda. En un futuro tendremos un driver virtual para poder dar otra serie de servicios.

Añade una capa de seguridad de autentificación con credenciales en la parte del cliente (email y password), y un pin numérico de 6 dígitos en la del dispositivo. No suele haber limitación de ancho de banda o peso del fichero, cuanto mayor sea más tardará en cargar e imprimir, eso sí.

Se proporciona información para contabilidad, imputación de costes por trabajo, por usuario o por máquina, con visibilidad mediante gráficas y tablas. Los informes y estadísticas para conocer el uso de la plataforma y el consumo son en tiempo real y de manera desglosada, con todo tipo de detalle.

El ROI: es un sistema basado en suscripción, lo que permite que sea un servicio prácticamente “autofinanciado” de baja inversión y sin tener que hacer grandes desembolsos iniciales, puede ser aplicado como un commodity.

¿Tenéis ya casos de uso para aplicar?

Tenemos estudiadas cinco tipologías de clientes, pero la herramienta es muy flexible y se pueden ampliar a otros casos de uso. Para empezar, puede ser enfocado a micro pymes, los grandes olvidados de este segmento de la impresión distribuida, a través de los MSP. Puede tener un uso semi público y como autoservicio por los propios usuarios en coworkings o bibliotecas.

También en sector retail (estancos, supermercados, gasolineras, tiendas de conveniencia…), donde en general el usuario puede subir el trabajo antes de llegar y recogerlo impreso en un sistema desatendido y de prepago antes de validarse el trabajo con un código de acceso.

Como complemento del servicio al cliente, por ejemplo, en una cadena de hoteles y desde recepción gestionar las colas mediante validación del ticket o se lo imputa a la habitación, incluso mandarlo a otro establecimiento o ubicación. También en hospitales, juzgados, banca, administración de fincas, bufete de abogados, y hasta inmobiliarias que puedan hacer cartelería en gran formato o con plotter.

Se puede integrar en opciones de teletrabajo, con empleados que siguen en casa y en vez de financiar el gasto de una impresora nueva o la parte proporcional del recibo de la luz con esto pueden controlar el uso de las máquinas y sacar informes detallados.

Como sistema de reprografía interna o externa para entornos educativos (academias, colegios, universidades) para encargar trabajos y llegar a acuerdos con copisteros de la zona para entrega de los trabajos en mostrador o a domicilio, y que los profesores, padres o alumnos pueden hacer uso con tarjetas de prepago. Los centros educativos se ahorran toda la inversión en máquinas, consumibles y mantenimiento, mientras que las copisterías tienen una gestión totalmente modular, parametrizable y escalable, y además permite sacar partido a las horas valle con menos carga de trabajo.

¿Cómo se comercializa?

El licenciamiento es por paquete, según la tipología del cliente: hay de retail, hoteles, corporativo, educación… donde cada uno tiene unas características propias y unos módulos predefinidos. Ese coste de suscripción mensual es por la plataforma, sin limitación de uso y tiempo. Luego hay un variable por cada máquina dada de alta (o en lote), sin penalizaciones si das de baja o alta máquinas nuevas y sin limitación de usuarios.

Hay diferentes módulos dentro de cada funcionalidad: pasarela de pago; geolocalización; validación de tickets; reprografía para envío de trabajos; personalización (que permite además dar un precio determinado a cada característica y que se calcula automáticamente); finalización de trabajo (fase de impresión). Para costes de módulos y precios y licenciamiento, mejor consultar con el proveedor, pues variará según el tipo de proyecto.

En principio PryntWeb no está enfocado a ser un eCommerce, pero es cuestión de configuración si quieres imprimir en tazas o en camisetas. Lo mismo si quieres hacer álbumes de fotos, o una finalización especial del trabajo (tapas, encuadernado, anillado, grapado, etcétera). Nos podéis pedir demos para trastear y contemplar algún caso de uso no traído aquí, se puede parametrizar por empresas de desarrollo local.

Finalmente, el tema de la compatibilidad con los fabricantes.

Sobre la integración con un parque mixto de impresoras, como no hay que poner embebido el agente en cada multifuncional, es perfecta la solución en la nube que funciona en todas las máquinas indistintamente. A día de hoy es cien por cien compatible con las plataformas HP y Konica-Minolta. Estamos trabajando ya con otros fabricantes como Kyocera, Canon o Ricoh, hay que negociarlo de manera conjunta y ver lo que se puede hacer y lo que no según los SDK. Pero como no usamos en reprografía un embebido servirían todas las marcas, porque solo se sube el archivo y el administrador elige las máquinas, es un servicio web independiente del fabricante.