Ocho claves para una correcta gestión de datos en base al RGPD

TPB310, mar21. PrivacyCloud es una empresa dedicada al desarrollo de software y prestación de servicios para la gestión de datos personales y actividades comerciales diseñadas en base a principios de privacidad desde el diseño. Constituida en marzo de 2018, PrivacyCloud permite a los usuarios tener un mayor control sobre sus datos personales, y en especial cumplir con la normativa de su protección y custodia.

CON CARÁCTER previo al tratamiento es necesario saber qué datos van a ser objeto del mismo y desarrollar un plan cuya finalidad sea conocer y tener claros los procedimientos necesarios para que el registro de datos respete la legalidad. Y es que la sanción punitiva en caso de responsabilidad por incumplimiento del RGPD llegan a un valor del 2 al 4% del volumen de negocio del ejercicio financiero anterior o su equivalente hasta 20 millones de euros.

Se van a cumplir casi dos años en las que todas las compañías europeas tienen un nuevo quebradero de cabeza, el cumplimiento de la normativa de protección de datos (RGPD). Por sus características, las pequeñas y medianas empresas son las organizaciones más vulnerables a los cambios legislativos, ya que cuentan con menos recursos para adaptarse adecuadamente en tiempo y forma. Es por ello que PrivacyCloud ofrece las ocho recomendaciones claves para una correcta gestión de datos que cumpla la normativa:

  • Planificar la recogida y registro de datos. Crear un plan es de utilidad para conocer y tener claros los procedimientos necesarios para que el registro de datos respete la legalidad. Antes de tratarlos, será necesario saber qué datos van a ser objeto del mismo. En base a ello, será fundamental desarrollar un plan cuya finalidad este orientada a conocer y tener claros los procedimientos necesarios para que el registro de los datos respete la legalidad.
  • Utilizar las guías que ofrece la AEPD. Si la pyme tiene dudas con algún campo de la protección de datos, como puede ser el deber de informar, los análisis de riesgos o con cualquier otra obligación del RGPD, puede consultar la guía para empresas que ofrece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
  • Asegurar que el consentimiento es específico, inequívoco, libre e informado. Ya sea información de un proveedor, un cliente o un empleado, es necesario contar con su consentimiento específico, inequívoco, libre e informado para actuar conforme a la ley.
  • Contratar a un experto si es necesario. Si la empresa no está completamente segura de que está cumpliendo la ley, es mejor dejar el tema en manos de un experto. Aunque el RGPD no obligue expresamente a contratar un delegado de Protección de Datos (PDO o CDO), dependiendo de las actividades que la empresa realice en relación con los datos que recaba es posible que en ciertas ocasiones sí esté obligada a contratar o designar un experto, por ejemplo, a la hora de tratar con datos sensibles.
  • Notificar los fallos de seguridad. Si la empresa tiene algún problema y sufre una fuga de información, es obligatorio notificar el suceso a la AEPD en un plazo de 72 horas.
  • Utilizar un programa de gestión de datos. Además de ser una herramienta útil que asegura a las pymes la realización de un correcto almacenamiento de los datos, estos softwares también permiten un mejor acceso y organización de la información.
  • No olvidar el mantenimiento de los datos. Es importante recordar que los datos deben estar asociados a una finalidad, han de mantenerse correctamente, para ello es obligatorio realizar el “Registro de actividades de tratamiento”, donde se apunta todo lo que se hace con la información con el objetivo de asegurar su protección. Además, deben ser almacenados de forma segura (cifrados). Cuando la finalidad que motivó el tratamiento de los datos haya terminado, deberán ser eliminados, al igual que cuando transcurre el plazo determinado para dicho fin.
  • Utilizar datos que hayan sido cedidos de forma voluntaria. Actualmente existen plataformas como WeRule que permiten a los usuarios entrar en contacto con las empresas, a través de las cuales pueden ceder voluntariamente su información a sus marcas favoritas, lo que asegura a la pyme que esos datos cumplen la nueva legislación.

Siguiendo estos consejos las pymes tienen asegurado el cumplimiento del RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD). El incumplimiento de estas medidas podría acarrear fuertes multas, por tanto el cumplimiento de las normativas de protección de datos no puede ser un objetivo secundario de ninguna organización. Las pymes, al ser más pequeñas, no pueden destinar una gran cantidad de recursos al cumplimiento de la normativa, sin embargo, con estos consejos podrán cumplir con el RGPD y la LOPD de forma sencilla.

Sergio Maldonado,

CEO de PrivacyCloud

«El incumplimiento de estas medidas podría acarrear fuertes multas, por tanto el cumplimiento de las normativas de protección de datos no puede ser un objetivo secundario de ninguna organización»

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

A %d blogueros les gusta esto: