Las videoconferencias marcan el inicio de una nueva era

Dado que el último medio año ha provocado que el trabajo híbrido sea el tema principal en las empresas, muchas organizaciones se replantean su modelo de trabajo mientras los empresarios se preparan para el regreso masivo de su personal a la oficina. En este contexto, están apareciendo nuevas necesidades como poder compartir contenidos audiovisuales sin necesidad de ordenadores ni cables y tener una interacción sencilla e intuitiva.

CASI NUEVE de cada diez empleados afirman que las videoconferencias suponen una reducción del tiempo necesario para terminar sus proyectos y más del 80% aseguran que el trabajo remoto, con software de conferencias web y soluciones de videoconferencia para la comunicación en tiempo real, ha aumentado su satisfacción laboral. Se prevé que el mercado de las videoconferencias tenga un crecimiento del 19% entre 2020 y 2026, según WebEx (Cisco).

La mayoría de los trabajadores se ha acostumbrado a tener mayor flexibilidad y recursos tecnológicos a su disposición y esperan volver a una oficina que ofrezca una experiencia similar a la que se obtiene trabajando desde casa. Esto significa que las empresas deben invertir en tecnología que permita a su personal seguir funcionando con eficacia, pero que también garantice que el participante remoto se sienta incluido y comprometido en la reunión, independientemente del lugar desde el que se conecte.

Sencillez e intuición

Se está observando en la industria de las videoconferencias que cada vez más los trabajadores demandan sencillez a la hora de utilizar dispositivos electrónicos. Además, buscan que estos cuenten con tecnología intuitiva, permitiendo una interacción cómoda por parte del usuario. No solo se plantea la posibilidad de realizar videollamadas, sino también compartir los contenidos de un dispositivo a través de muchas plataformas de forma rápida y sencilla.

«La experiencia inmersiva ideal es la que aumenta la productividad y proporciona a los empleados una sensación de entorno más natural» (Víctor Planas, Maxhub)

A medida que las organizaciones se adaptan a este cambio masivo y a largo plazo en los hábitos de trabajo, deben invertir en soluciones de vídeo que permitan un entorno de reunión atractivo para los trabajadores remotos. Para ello, lo primero es averiguar qué plataforma de videoconferencia se adapta mejor a sus necesidades. Algunas de las principales y más utilizadas actualmente son Zoom, Google Meets y Microsoft Teams. Es recomendable que estas sean fáciles de usar para que los encuentros online se realicen de manera profesional y sin problemas, y lo idóneo es disponer de productos certificados para ellas.

Experiencia inmersiva

La gente quiere sentir que está colaborando, por lo que la experiencia inmersiva ideal es la que aumenta la productividad y proporciona a los empleados una sensación de entorno más natural. Se está observando un aumento de la demanda de productos que incorporan sus propios softwares para lograr una reducción del ruido, reverberación, autotracking, entre otras opciones, permitiendo que hasta cuatro personas de una sala de reuniones puedan compartir el contenido directamente en una misma pantalla sin necesidad de usar cables y desde cualquier tipo de dispositivo.

«Hay que empezar a tratar la oficina como un «hotel de cinco estrellas», lo que significa que debe atraer a quien quiera entrar, y para ello debe ofrecer una experiencia memorable» (Víctor Planas, Maxhub)

Las pantallas utilizadas para conectar con los participantes remotos tienen que crear una experiencia mucho más envolvente, en la que estos sientan que forman parte de ella y en la que se destaque su presencia en la sala. Esto conduce a una mejora general de la calidad de la tecnología en un entorno de oficina. El reto de las organizaciones está en conseguir proporcionar pantallas a las que se pueden conectar muchos dispositivos diferentes, así como la capacidad de compartir sus contenidos en la misma sala en la que se está efectuando la reunión o presentación.

Audio y vídeo de alta calidad

En muchas organizaciones las videoconferencias han sustituido a las reuniones presenciales. Por este motivo, es importante contar con experiencias de audio y vídeo de alta calidad para que los meetings se desarrollen con la misma fluidez que si se hicieran en persona. Una mala experiencia en este sentido puede echar a perder una reunión importante. Además, los directivos deben empezar a tratar la oficina como un «hotel de cinco estrellas», lo que significa que la oficina debe atraer a quien quiera entrar, y para ello debe ofrecer una experiencia comparable a la de trabajar desde casa.

Ese trato de cinco estrellas comporta que los trabajadores puedan realizar llamadas de “Comunicación Unificadas”, y que la experiencia en las salas de reuniones con sus compañeros sea lo suficientemente buena como para sentirse cómodos.

Las cámaras también permiten atraer la atención de los participantes remotos hacia los presentadores, permitiéndoles ver a la persona en la oficina de la misma manera que en las reuniones presenciales. Por eso es importante animar a los participantes a encender las cámaras durante las reuniones virtuales. La necesidad de hacer que la colaboración por vídeo sea lo más intuitiva, inclusiva y atractiva posible para los participantes es un punto clave para las organizaciones.

No se trata solo de volver a la oficina o de cómo compaginarlo con el trabajo desde casa, sino de hacerlo de la manera más sencilla y profesional posible. Las personas que no estaban acostumbradas a trabajar a distancia han conseguido hacerlo eficazmente mediante videoconferencia, y ahora es el momento de pasar al siguiente nivel para tener verdaderas experiencias de inmersión y colaboración por vídeo, y está claro que la tecnología adecuada puede ayudar a facilitar esta vuelta híbrida a la oficina.

Víctor Planas,

Country Manager de MaxHub para España y Portugal