Las empresas no son capaces de deshacerse de sus equipos tecnológicos de forma segura

A pesar de que las empresas mencionan toda una lista de razones que justifican adoptar estrategias y programas para retirar de forma segura sus equipos tecnológicos, un reciente estudio llevado a cabo por Iron Mountain Incorporated entre profesionales de las TI y de la empresa, encuentra importantes vacíos en prácticas organizacionales y en el cumplimiento de la normativa.

Retirar equipos obsoletos y estropeados, desde infraestructuras de centros de datos hasta sistemas para clientes, pasando por equipos de oficina, se ha convertido en una prioridad en los últimos años. Una lenta pero continuada mejora de las condiciones económicas, junto a la llegada de nuevas tecnologías a la empresa, han motivado un gran incremento en el número de equipos y dispositivos tecnológicos que tienen que ser retirados periódicamente de forma segura, eficiente y cumpliendo con la normativa.

La Agencia de Protección Medioambiental de los EEUU estima que cada año se crean más de 500 millones de toneladas de basura tecnológica, incluyendo 30 millones de ordenadores. ¿Adónde van a parar todos esos viejos ordenadores, smartphones y dispositivos con datos? Eso depende de una variada gama de métodos aleatorios y caóticos para retirarlos, desde el reciclado y reutilización de los equipos según programas de gobernanza bien diseñados hasta el apilamiento de equipos antiguos en un sótano o en un rincón de un armario donde se guardan cables.

A la importancia de eliminar de forma segura y adecuada los equipos informáticos, se une la normativa obligatoria a cumplir en relación con la salvaguarda de los datos que están almacenados en esas máquinas. Finalmente, cada vez más organizaciones han empezado a implementar programas respetuosos con el medio ambiente y políticas que fomentan o incluso obligan a un reciclaje y a una destrucción adecuada de los desperdicios informáticos, en lugar de tirar este material al cubo de la basura o directamente a vertederos.

El estudio indica que las empresas parecen haber hecho importantes avances en sus esfuerzos para la retirada segura de equipos tecnológicos, aún queda mucho por hacer para cumplir con la normativa y garantizar una actividad empresarial eficaz y segura.

Basado en 125 respuestas de visitantes registrados en SearchDataCenter.com, el estudio da los siguientes resultados:

• Mientras que la mitad de los encuestados afirman que sus empresas tienen políticas formales para la destrucción segura de equipos informáticos, casi la mitad reconoce importantes fallos a la hora de cumplir la normativa.
• Los ejecutivos de TI y empresariales están igualmente preocupados por la capacidad de sus empresas para el desecho de dispositivos digitales y esa preocupación es importante.
• Los encuestados parecen estar más motivados por evitar consecuencias negativas, tales como las multas por no cumplir con la legislación o que los datos caigan en manos equivocadas, que por conseguir resultados positivos de las buenas prácticas.
• Los máximos retos a los que se enfrentan los encuestados son los relacionados con los planes para la retirada de equipos y la percepción de que los riesgos asociados a estos planes y a las prácticas actuales no son urgentes.
• La mayoría de los encuestados, llegado el momento, confían en especialistas que les ayudan a retirar los equipos obsoletos, aunque muchos citan los costes y la falta de una necesidad clara a la hora de contratar expertos externos.

La retirada segura de equipos informáticos ha cobrado mayor importancia en todos los sectores debido a una variedad de factores que van desde la expansión de las infraestructuras y la proliferación de datos críticos en un amplio número de dispositivos expuestos a unos requerimientos legales cada vez mayores y más complejos.

Los encuestados mencionan que a pesar de que tienen programas implementados para dar respuesta a este tipo de retos, no siempre tienen la calidad esperada debido a problemas de compliance. Por ejemplo, cuando se trata de retirar un creciente número de equipos dentro de una empresa, tanto responsables de TI y empresariales están muy preocupados por el perfil de riesgo.

También señalan que sus estrategias responden principalmente a la necesidad de evitar riesgos tales como la violación de la normativa o la pérdida de datos críticos frente a la consecución de beneficios tangibles como son el ahorro de costes. En vez de esto, los encuestados dicen que los costes son el factor por el que las organizaciones se resisten a implementar programas para la retirada de equipos y para confiar en proveedores externos especializados, lo que tal vez indique que es necesaria una visión más matizada del impacto financiero de un fracaso a la hora de deshacerse de los equipos informáticos de forma segura. De hecho, los proveedores especializados con experiencia probada pueden ayudar a menudo a ahorrar costes gracias a que son capaces de valorar los equipos obsoletos y ayudar a devolver a las organizaciones una parte significativa del valor económico de esos activos informáticos.