El gran pagaré de las empresas españolas o por qué no es buena idea que tus empleados adelanten su dinero

Todo el mundo está familiarizado con el concepto de gastos de empresa. Pero seamos claros: ¿A quién le gusta reclamar gastos? Ni a los trabajadores que tienen que presentarlos, ni a los equipos que tienen que procesarlos, ni mucho menos a los directores financieros que tienen cosas mucho mejores que hacer que aprobarlos. Pero, ¿qué hace que esta tarea sea tan tediosa? Por un lado, los empleados tienen que poner sus bolsillos y carteras patas arriba en busca de recibos y, por otro lado, tenemos sistemas poco intuitivos y notas de gastos difíciles de rellenar.

PERO MÁS allá del hecho de que los procesos heredados para reclamar gastos están anticuados y son una molestia para todos, la realidad es que según nuestro último estudio, el 70% de los trabajadores encuestados en España que tienen gastos de empresa adelanta su propio dinero para fines empresariales, desembolsando más de 105 euros de media por transacción. Y cuando esto ocurre entre tres y cuatro veces al mes, los empleados se enfrentan a una enorme carga: más de 5.000 euros en concepto de gastos de empresa que salen de su bolsillo cada año. Estas cifras son totalmente inoportunas en cualquier momento, pero lo son especialmente ahora con una crisis inflacionista que ha pasado del 6% a principios de 2021 a casi el 9% en septiembre de 2022.

Y es que en este escenario económico, el 89% de los trabajadores españoles reclama más apoyo por parte de su empresa para reforzar su bienestar financiero, según datos del estudio Nuevos Modelos de Remuneración: El Bienestar Financiero de los Trabajadores, elaborado por Wagestream. El estrés financiero que deriva de adelantar gastos amenaza con erosionar la relación entre el empleado y la empresa en un momento en que las compañías de todo el mundo necesitan que sus equipos se centren y rindan al máximo. Para garantizar que el lugar de trabajo siga siendo un espacio de confianza y transparencia, las empresas españolas tienen que asegurarse de que sus trabajadores no se vean perjudicados por este estrés financiero. Y eso empieza por mejorar el papel que la tecnología desempeña en la empresa.

Qué puede hacer la tecnología para mitigar el pagaré entre empresa y empleado

En Pleo conocemos de primera mano el poder de la tecnología para transformar el lugar de trabajo y el mundo de los gastos de empresa. Ahora más que nunca, los directores financieros de las empresas españolas necesitan convertirse en socios estratégicos del director general y liberar su tiempo de revisiones de gastos en sistemas obsoletos. Con la tecnología adecuada, las empresas españolas pueden provocar el cambio de cultura en la gestión de los gastos que tanto se necesita, con el consiguiente impacto en la gestión general de la compañía. Esto significa que, en lugar de secretismo y burocracia, el sistema es transparente, sencillo y con un claro aporte a nivel de eficiencia y ahorro tanto de tiempo como de dinero. Con el aumento de los costes en todos los ámbitos, la necesidad de que las compañías adopten soluciones de gasto inteligentes es más urgente que nunca. El 73% de los empleados está cada vez más preocupado por saber si podrá recuperar los gastos de su bolsillo, y el 35% afirma estar más preocupado que nunca por tener que utilizar su propio dinero para adelantar el pago de gastos de empresa.

Es importante conocer qué aspectos de la gestión de gastos son más conflictivos para poder señalar cómo la tecnología puede ayudar a las empresas a encontrar una salida a esta situación especialmente costosa. Por un lado, la forma más directa de abordar los gastos de los empleados es evitando que tengan que adelantarlos. Todavía existe un estigma en torno a las tarjetas de empresa, que a veces se relacionan con una cierta idea de despilfarro por parte de la plantilla. Sin embargo, una solución de gastos inteligente proporciona visibilidad sobre cómo los empleados gastan el dinero de la empresa y permite establecer límites de gasto en función de los hábitos de compra de los empleados, manteniendo al equipo financiero informado en tiempo real del dinero que desembolsa la empresa durante ese mes.

Acabar con las esperas hasta fin de mes

Casi el 60% de los trabajadores españoles encuestados por Pleo afirman que no han podido cumplir con sus obligaciones financieras personales, como el pago de facturas, el alquiler o la compra, por estar a la espera de los reembolsos de su empresa. Cuando las facturas de la luz y el alquiler se disparan, es crucial que, si se trata de una empresa en la que se espera que los empleados utilicen su propio dinero para las compras del trabajo, se actúe con rapidez para reembolsarlas.

Esto no sólo es crucial para las cuentas bancarias de los empleados, sino también para los balances generales de las empresas. En la actual coyuntura económica, las empresas necesitan tener un mayor control y conocer cualquier variación en su saldo bancario al momento, evitando que el dinero vaya de un lado a otro entre ellas y los trabajadores.

Los empleados no deberían tener que esperar a cobrar a fin de mes para recuperar su dinero, especialmente cuando el tiempo medio de espera para ser reembolsado es de 20 días. Si se adopta una solución más ágil, no hay por qué esperar tanto para recibir este reembolso. De tal forma que cuando abonen un gasto de empresa, lo hagan con la seguridad de que pronto volverán a ver su pago devuelto. Y, además de dinero, lo que una solución de gasto inteligente devuelve es tiempo. Notas de gastos, solicitudes de reembolso, recibos en papel… Procesos que suenan casi prehistóricos para las empresas modernas.

Por ello, las empresas deben apostar por tecnología financiera que permita automatizar y simplificar sus procedimientos contables y ponga en valor la confianza y la transparencia evitando que los empleados tengan que adelantar su propio dinero.

Por Álvaro Dexeus, responsable de Pleo para el sur de Europa

«Las empresas deben automatizar y simplificar sus procedimientos contables y poner en valor la confianza y la transparencia, evitando que los empleados tengan que adelantar su propio dinero para gastos de empresa» (Álvaro Dexeus, Pleo)