Xerox presenta sus soluciones flexibles y conectadas para una nueva forma de trabajar

TPB306, nov20. Máxima seguridad para compartir información, conectividad con aplicaciones y sistemas corporativos y una gestión documental sencilla, son las principales características de la oferta de Xerox para pymes y trabajadores en casa. Los equipos Xerox AltaLink C8100/B8100, con las aplicaciones y la automatización de ConnectKey, acelera además la transformación digital de la oficina híbrida entre presencial y remota.

A MEDIDA que los clientes buscan gestionar la información a través de plataformas digitales y físicas, Xerox ofrece una experiencia fluida, segura y sostenible. Ya sea inventando la copiadora, Ethernet, la impresora láser o más, Xerox ha definido durante mucho tiempo lo que es la experiencia de trabajo moderna. Hoy Xerox anuncia una completa gama de soluciones y equipos, liderados por la gama Altalink 8100, orientados a cubrir todos los retos y necesidades de las empresas en un tiempo que trae consigo una nueva forma de trabajar. La situación generada por la covid-19 ha desplazado de las oficinas a los domicilios la fuerza de trabajo, un modelo que previsiblemente se va a mantener en el tiempo.

Según los resultados del estudio de Xerox sobre el Futuro del Trabajo (Vanson Vourne, junio 2020), el 82% de la fuerza laboral de las organizaciones regresará a su oficina en un lapso de 12 a 18 meses de media. De cara al regreso, que en algunas ciudades ha comenzado en septiembre, las empresas están invirtiendo en nuevos recursos para ser compatibles con una fuerza de trabajo híbrida. El 56% busca aumentar sus presupuestos de tecnología, según este estudio, ya que es el único medio que facilita el acceso a los sistemas desde la oficina y en remoto.

“Como estamos viendo desde hace meses, los empleados no están regresando a la oficina todos a la vez, o incluso en las condiciones que tenían antes, pero la necesidad de que las empresas puedan trabajar con una fuerza de trabajo híbrida permanecerá por tiempo indefinido”, manifiesta Luis Heras, director de Marketing de la Entidad Sur de Xerox. “Las industrias que dependen de las interacciones en persona o el trabajo práctico, como la atención médica, la construcción y la propiedad, y la distribución y el transporte, parecían ser más optimistas y anticipaban que las operaciones más normales se reanudarían aún más rápidamente. Por el contrario, los servicios financieros, las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, entre otros, parecen estar alineados con un cronograma más cauteloso y medido”.

El debilitamiento de las actitudes de los empleadores hacia el trabajo a distancia presagia el surgimiento de un lugar de trabajo híbrido, con empleados que trabajan de forma remota todo el tiempo, parte o ninguna, según la descripción de sus puestos. Para el personal, la flexibilidad puede abrir la apertura para disfrutar de áreas de menor costo para vivir y lograr un mayor equilibrio entre el trabajo y los compromisos personales, quizás produciendo en última instancia una mayor satisfacción laboral. Para los empleadores, la oportunidad de ahorrar en gastos de capital, como espacio de oficina, mientras contrata al mejor talento independientemente de la ubicación puede ser una propuesta convincente.

Por este motivo, los responsables de negocio han posicionado como una prioridad en su agenda la inversión en tecnologías colaborativas, que permitan compartir información de manera segura. El trabajador en remoto debe tener acceso a todas la aplicaciones y recursos para mantener su nivel de productividad independientemente del lugar desde donde trabaje. “Sin embargo, que el hogar haya pasado a ser para muchos el nuevo entorno de trabajo puede derivar en brechas de seguridad si no se contemplan medidas”, advierte Heras. “Una de las conclusiones del estudio es que las empresas procurarán invertir en nuevas tecnologías y buscarán aumentar sus capacidades con herramientas que aceleren sus procesos de transformación digital”.

La estrategia de Xerox para habilitar un entorno laboral efectivo contempla varias tecnologías de la casa:

• La instalación sencilla de redes y controladores para conectar equipos multifunción como Xerox B215 y WorkCentre 6515, que facilitan a los empleados remotos la impresión, copiado y escaneo directamente al correo electrónico.
• Los usuarios más avanzados pueden contar con Xerox App Gallery, que hace posible la conexión segura de equipos como VersaLink B405 con todas las aplicaciones corporativas, entre las que se incluyen herramientas de productividad en la nube de fabricantes líderes, como Microsoft o Salesforce.

Cualquiera de estos equipos incorpora opciones de asistencia remota para mantenimiento y solicitud de consumibles. Con esta propuesta, Xerox garantiza un entorno protegido, donde la colaboración eficiente, el almacenamiento y uso compartido de información de manera segura y el cumplimiento normativo en gestión documental están garantizados. “Y es que como señala el estudio, aproximadamente uno de cada cinco encuestados indicó que deseaba tener una impresora multifunción en casa, en parte para acceder a estos beneficios. Estos hallazgos subrayan el papel fundamental de los impresores a la hora de respaldar y permitir una experiencia laboral productiva mucho más allá de sus capacidades básicas”, apunta Heras.

Hacia la oficina híbrida

Los empleados pasan de media un tercio de su jornada buscando información, una situación que puede ser solventada con Xerox DocuShare, una de las innovadoras soluciones del fabricante japonés para la oficina híbrida. Se trata de una plataforma de gestión de contenidos que captura y digitaliza documentos, ayuda a encontrar y compartir archivos de forma sencilla y los conserva y enruta con flujos de trabajo automatizados en un solo paso.

Asimismo, DocuShare se integra con un equipo multifunción y con otros sistemas clave para facilitar la subida y transferencia de archivos. Las conexiones cifradas entre el equipo y la solución alojada en la nube garantiza una seguridad completa durante todo el ciclo de vida de los documentos.

Por otra parte, los nuevos multifuncionales (MFP) de Xerox AltaLink C8100 y AltaLink B8100 ayudan a mantener un entorno de trabajo flexible, colaborando con las empresas a la hora de acelerar su transformación digital con el acceso al ecosistema de aplicaciones ConnectKey. Además de sus funcionalidades de impresión, los AltaLink disponen de un escaneado ultrarrápido de hasta 270 imágenes por minuto. Combinadas con las aplicaciones desarrolladas por Xerox, estos MFP ofrecen a las organizaciones un correcto asistente para el lugar de trabajo y un aliado en el camino hacia la digitalización.

Estos equipos tienden un puente entre el mundo físico y el digital con aplicaciones innovadoras como Note Converter, que convierte la escritura a mano en documentos de texto editables, y Audio Documents, que crea archivos de audio a partir de texto. Asimismo, en el apartado de seguridad, la serie 8100 está dotada de la máxima seguridad gracias a la integración con las herramientas de McAfee, LogRhythm y Splunk SIEM (antivirus, accesos y gestión segura de información y eventos).

Para Macarena Perlado, Workplace Solutions Expert de Xerox España, “Xerox trabaja constantemente para ser relevante en el mundo actual, investigando en profundidad cuáles son las necesidades reales de las empresas. La oficina híbrida, con trabajo en remoto y presencial, va a permanecer como modelo dominante para las organizaciones. Nuestra misión, como demuestran nuestras nuevas soluciones de hardware y software, es convertir estos entornos en los más efectivos y productivos y garantizar así un retorno de la inversión”.

Estudio sobre el futuro del trabajo en una era pandémica

La vuelta al trabajo tras el confinamiento está abriendo dudas sobre el cambio que ha supuesto el trabajo en remoto, cambios que inciden sobre todo en la percepción de los pros y contras en la organización del trabajo presencial y a distancia. Unos piden una transición rápida al teletrabajo, para lo cual deben aviarse de una infraestructura tecnológica que en muchos casos ha suplido el propio trabajador. Pero esta tecnología, que a veces tiene que ser distinta a la que se han provisionado hasta ahora las empresas, influirá en los futuros hábitos de compra de tecnología, transformación digital, piorización de unos modelos de cultura empresarial y hasta usos de la impresión. Son los temas que Xerox ha tratado en la encuesta lanzada a 600 clientes de más de 5.000 empleados de doce sectores productivos de América del Norte y Europa, con el siguiente resultado:

• Presupuesto TI

-72% de los encuestados reconoció no estar completamente preparados tecnológicamente para la abrupta transición a fuerzas de trabajo remotas distribuidas.

-82% dijo que su presupuesto para el 2020-21 para los recursos tecnológicos o se mantiene o crece como resultado de la pandemia.

-56% están reasignando un presupuesto adicional a los recursos tecnológicos para el resto de 2020-21 en previsión de nuevos requisitos derivados de arreglos de lugares de trabajo totalmente remotos o híbridos.

-40% planeará utilizar este aumento de presupuesto en un híbrido de recursos de tecnología a distancia y recursos de oficina.

-34% están acelerando los planes de transformación digital como resultado de covid-19 y la necesidad de apoyar el trabajo remoto.

• Planes de desescalada

-42% no tienen la intención de cambiar sus políticas laborales de teletrabajo durante el próximo año (y dos tercios nunca) para instituir la opción de trabajar indefinidamente desde casa para aquellos cuyos roles lo permitan.

-49% adoptará un enfoque escalonado para devolver a los empleados a los espacios de trabajo compartidos, enfatizando en la seguridad como variable principal.

-32% indicó que exploraría la opción de permitir que una parte de sus empleados trabajen desde casa.

-18% de empleados se estima que no volverán al lugar de trabajo pasados año y medio.

• Retos a mejorar

-35% citó el soporte remoto de TI como la mayor dificultad.

-29% dijo que el mayor problema experimentado durante el periodo de trabajo remoto fue la tecnología.

-27% citó soluciones inadecuadas de flujo de trabajo como el mayor problema tecnológico.

-22% dijo que fue la falta de herramientas de comunicación y colaboración.

-10% mencionó la falta de soluciones basadas en la nube.

• Sobre la impresión

-85% echaron de menos la accesibilidad de las impresoras de su oficina, además de su facilidad de uso.

-85% citó lo obvio, la impresión fue el principal uso de su MFP.

-60% dijo que compartir información sería útil para ellos.

-48% señaló el almacenamiento como un beneficio

-18% de los líderes de negocio de TI no tienen un MFP en casa, pero ojalá lo tuvieran.

-17% dicen que la usan más en casa que en la oficina.

• Oportunidad para el canal

-63% priorizará / planeará invertir en el apoyo de TI a distancia como resultado de covid-19 y periodos prolongados de trabajo a distancia.

-56% es más probable que compren a las empresas de tecnología que tomaron medidas / prestaron apoyo a los esfuerzos de ayuda covid-19.

-32% trabajaría con una compañía que proporciona un paquete completo de soluciones tecnológicas para simplificar la compra y la implementación, incluso si los costes son ligeramente más altos.

• Compras pendientes para el teletrabajo

-55% está priorizando específicamente los recursos de tecnología remota.

-40% asignará el presupuesto a lo largo de un híbrido de recursos remotos y en la oficina.

-65% priorizará el software basado en la nube.

-63% el soporte de TI remoto.

-52% software de colaboración, un habilitador claro para trabajo en equipo y productividad.

La primera fase del esfuerzo según el informe Future of Work de Xerox se desarrolló para comprender el impacto de la pandemia en las empresas globales, y cómo han ajustado sus recursos y tecnología en función de las lecciones aprendidas de la transición al trabajo híbrido. La próxima ola de conocimientos de investigación deberá examinar más de cerca el componente de recursos humanos y los elementos asociados. Lo que queda claro es que la nueva forma de trabajar traerá nuevos desafíos y exigirá más de los empleados, líderes y empresas para el éxito a largo plazo.