Nuevos datos sobre la adaptación de las empresas europeas (y españolas) al trabajo en remoto [2/3]

TPB312, may21. Desde el comienzo de la Revolución Industrial, las empresas de toda Europa occidental han mantenido una jornada laboral que, en muchos casos, consiste en entrar a las 9:00, salir a las 17:00 –con salida más tardía en el caso español con la pausa alargada para el almuerzo- y dedicar bastante tiempo a los desplazamientos especialmente a medida que el tráfico se hizo más denso en las grandes ciudades. Con la aparición de la covid-19, este modelo, con más de 200 años de antigüedad, se ha visto forzado a transformarse, al menos en el corto plazo.

EN UN contexto en el que algunas empresas europeas comenzaban a reabrir sus oficinas extremando los protocolos de seguridad y otras volvían a cerrar sus instalaciones, Microsoft ha puesto en marcha un estudio, elaborado por Boston Consulting Group y KRC Research, cuyo objetivo es ayudar a las organizaciones a enfrentarse a un clima marcado por la incertidumbre y proporcionarles una visión sobre las experiencias de los profesionales en la adopción del trabajo remoto y las expectativas de evolución en el futuro. Para elaborar dicho estudio se ha consultado a más de 9.000 directivos y empleados de empresas de más de 250 trabajadores de toda Europa. Tras este extensivo estudio una de las principales conclusiones que arroja es que los modelos de trabajo flexibles han llegado para quedarse.

Pese a que los empleados siguen apreciando el valor de acudir a la oficina, al menos a tiempo parcial, el estudio revela que, de media, tanto en Europa como en España, a los trabajadores les gustaría pasar al menos un tercio de su tiempo fuera del entorno tradicional de oficina, es decir, trabajando uno o dos días en remoto. En cualquier caso, los profesionales consideran que el tiempo que pasan en la oficina es muy valioso para estrechar lazos con sus compañeros.

De manera similar, los directivos prevén una forma distinta de trabajar a corto plazo. La evolución del escenario de trabajo debido al impacto de la covid ha sido radical. En 2019 el 16% de las empresas contaba con una política de teletrabajo flexible. En 2020 esa cifra ha adquirido una aceleración espectacular hasta el 76% en Europa, alcanzando un 83% en España, siete puntos por encima. Los directivos se han dado cuenta de las oportunidades que el teletrabajo puede aportar en cuanto a productividad y flexibilidad de los empleados.

Un mundo híbrido será la nueva normalidad. Aunque si comparamos el porcentaje de empleados que había antes del covid-19 trabajando parcialmente de forma remota en Europa según este estudio, se ha pasado de un 17% a un 35% en 2020, que en España llega al 44%. Un crecimiento de más del doble, donde el 65% de los managers esperan que el 65% de la fuerza laboral trabaje al menos un día a la semana de forma remota en un futuro próximo. No obstante, no hay que perder de vista el valor de acudir a la oficina.

Unas soluciones tecnológicas sólidas y flexibles en infraestructura tendrán que apuntalar los nuevos espacios de trabajo en esta realidad híbrida. Hasta el 43% de los empleados se han sentido sin el kit mínimo de hardware y soluciones tecnológicas para el trabajo en remoto durante la covid-19. Es más, aproximadamente dos de cada tres empresas gastan menos de un euro/FTE (KPI equivalente al número de horas tiempo completo) en herramientas y capacitación.

Hay que poner más foco en la tecnología y en la formación. La comparativa entre todas las empresas muestra cómo los empleadores están habilitando el trabajo flexible a través de los dispositivos. Así, preguntados por diferentes elementos del escritorio en relación a su importancia en esta cuestión, se da la mayor preeminencia al ordenador portátil (69% frente a un 31% que no), seguido de los cascos (38%), el ratón (35%), segunda pantalla (27%), banda ancha (11%), tablet (8%) y lápiz óptico (2%).

Mientras que las organizaciones han intensificado la implementación de soluciones tecnológicas modernas en el puesto de trabajo durante el último año, hay una oportunidad significativa aún para incrementar la formación sobre dichas tecnologías. Así lo sienten el 46% de los trabajadores, que desearían una mayor puesta al día y actualización tecnológica frente al 38% que pensaba así antes de la covid-19. Por su parte, las empresas no han incrementado la formación, manteniendo el mismo porcentaje del 39% antes y durante la pandemia.

«El verdadero reto del trabajo remoto no tiene que ver con la continuidad empresarial o la productividad, sino que reside en lograr que los equipos sigan bien cohesionados y conectados con la cultura de la compañía» (Antonio Cruz, Microsoft)

Sin embargo, varios de nuestros clientes nos han manifestado que el verdadero reto del trabajo remoto no tiene que ver con la continuidad empresarial o la productividad, sino que reside en lograr que los equipos sigan bien cohesionados y conectados con la cultura de la compañía. Cuando las personas pasan juntas cinco días a la semana es fácil estrechar lazos personales, en momentos distendidos durante un café, durante la comida o al colaborar en proyectos conjuntos. Todas estas circunstancias sociales, en apariencia sencillas, suman y tienen una gran repercusión en la salud de una empresa y en la cultura de equipo.

La innovación surge cuando las personas se sienten parte de un equipo y el orgullo de pertenencia a la organización. Por contra, las nuevas ideas no florecen cuando la gente se siente desconectada. Así, en 2019 el 56% de los líderes pensaban que sus compañías eran innovadoras en cuanto a sus productos y servicios, sin embargo, en 2020 solo lo creían el 40%. En este sentido, el teletrabajo conlleva tres retos muy relevantes: mantener la cultura empresarial, cohesionar los equipos y lidiar con una cantidad cada vez mayor de trabajo en silos.

Claves en un mundo híbrido

Con la evolución de los modelos de trabajo, Microsoft ha identificado aspectos muy importantes para seguir impulsando la productividad y la innovación en un mundo que se ha visto obligado a evolucionar. Entre ellos destacan:

  • Conferir mayor autonomía a los equipos. Los empleados de empresas que destacan tanto en cuanto a productividad como a innovación se sienten mucho más ‘empoderados’ para tomar decisiones y abordar su trabajo como mejor consideren para alcanzar los objetivos. Por ejemplo, es más probable que tomen sus decisiones sin la implicación de su jefe (57% frente al 31% en empresas más tradicionales) y están menos preocupados por las consecuencias de sus posibles errores (75% frente al 51% a compañías menos innovadoras). Igualmente, el 64% trabaja en tareas sin la presión de las consecuencias, frente al 41% de las organizaciones más tradicionales, o el 77% se siente libre de hablar en voz alta, frente al 51% de las otras.
  • Proteger el tiempo de concentración de los empleados. El concepto mindfulness se ha vuelto bastante popular en los últimos años. Describe cuando una persona es capaz de dedicar toda su atención a la tarea presente que le ocupa. Esto ayuda a mejorar los resultados y permite a la persona un mayor disfrute del trabajo que realiza. Ayudar a los profesionales a mantener una atención plena consiste en garantizar que cuenten con la formación adecuada mediante herramientas como Teams y que usen funcionalidades como “No molestar”. Esto les dejará asumir el control de su jornada y dedicar más tiempo a las tareas que requieran mayor concentración. Un 70% ofrecerá soluciones de manera proactiva para abordar desafíos, y un 68% sugerirá maneras más efectivas de trabajo a sus jefes.
  • Apoyo a los responsables de equipos con formación y coaching. Para muchos responsables de equipo, este año han tenido que dirigir a personas que estaban trabajando a distancia por primera vez. Para ofrecer el mejor apoyo posible a los empleados, es fundamental que los responsables cuenten con las habilidades necesarias para este nuevo modelo híbrido. Maximizar el potencial de un equipo remoto o híbrido requiere de un conjunto de habilidades diferentes, no solo para asegurar que los objetivos empresariales se cumplan, sino también para fomentar, desarrollar y poner en marcha nuevas ideas. El 61% de los managers dicen sentir que no han aprendido efectivamente cómo delegar y empoderar a sus equipos remotos. Así pues, revisar los programas de formación para los responsables de equipos es un paso clave para lograr este objetivo.

Principales conclusiones

Tras todas estas consideraciones, la principal conclusión es que el éxito del trabajo en equipo en un mundo más híbrido va más allá de contar con las herramientas tecnológicas adecuadas. La innovación se alcanza cuando las personas pueden comunicarse con sus compañeros, asumir riesgos de forma inteligente y ser proactivos cuando se les ocurren ideas nuevas.

Así pues, el desafío para las empresas reside en asegurarse de que sus profesionales se sienten conectados con sus compañeros y perciben claramente cómo el trabajo en equipo contribuye a hacer realidad los objetivos de la empresa. El contacto con los compañeros consigue estrechar lazos que fomentan también una mayor innovación. En definitiva, nos encontramos ante un modelo híbrido de trabajo que se ha visto acelerado a consecuencia de la pandemia, pero que ha llegado para quedarse.

Antonio Cruz Cruz-Conde,

director de Modern Workplace España en Microsoft

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