Expensya ayuda a la gestión de notas de gastos específicas del teletrabajo

Expensya expone los diferentes tipos de gastos en los que pueden incurrir empleados y empresa derivados del trabajo en remoto y presenta diferentes recomendaciones que permitan simplificar todo este proceso de gestión

Las circunstancias sanitarias no solo de España, si no de casi todo el mundo, están obligando a muchas empresas a establecer un sistema de teletrabajo que asegure el desarrollo de la actividad. Ante esta situación, surgen diversas dudas, algunas relacionadas con la gestión de las notas de gastos desarrolladas durante esta etapa. Expensya, desarrollador de software para la automatización de notas de gastos, presenta diferentes recomendaciones que ayudarán a simplificar este proceso de gestión.

Hay que tener en cuenta, en primer lugar, que los gastos asumidos en situación de trabajo desde casa están previstos por la legislación. Los gastos serán deducibles siempre y cuando estén relacionados con la actividad (artículo 92 de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido) y queden justificados debidamente con una factura (artículo 97 de la misma ley).

Asimismo, en España, el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores (ET) recoge la figura del teletrabajo como trabajo a distancia, y reconoce para los trabajadores a distancia los mismos derechos que tenían en el momento de realización de los servicios en el centro de trabajo, salvo aquellos que sean inherentes a la realización de la prestación en el mismo de manera presencial.

Precisamente, y para disipar las dudas sobre la mejor forma de gestionar las notas de gastos relacionadas con el teletrabajo o qué normas establecer, Expensya expone los tipos de gastos más frecuentes en los que pueden incurrir empleados y empresa y presenta distintas recomendaciones que permitan simplificar todo este proceso de gestión.

-Reconocer los tipos de gasto, como primera premisa. El primer paso que las compañías deben tener presente, son los normas y medidas que deben implementar en sus organizaciones, es decir, qué buenas prácticas deben seguirse para gestionar eficazmente las notas de gastos generadas desde la perspectiva del teletrabajo:

1. Gastos asumidos por el empleador en teletrabajo:

Los gastos en los que incurre el trabajador en una situación de teletrabajo se consideran gastos profesionales. Los gastos reembolsados se encuentran excluidos de la base de cotización siempre y cuando correspondan a gastos profesionales realmente asumidos por el empleado. Podemos considerar tres tipos distintos de gastos:

  • Los gastos fijos y variables relacionados con la puesta a disposición de un local privado para un uso profesional.
  • Los gastos relacionados con la adaptación de un local específico.
  • Los gastos de material informático, internet y suministros diversos.

No obstante, si el importe del reembolso no queda justificado, la asignación por teletrabajo pagada podrá ser calificada como complemento salarial y, por lo tanto, se incluirá en la base de cotización.

2. Equipamiento para el teletrabajo:

Cuando un empleado trabaja desde su domicilio, necesita un equipamiento adecuado para realizar sus tareas: un ordenador, un escritorio, una silla ergonómica y un teléfono. En este sentido, y antes de iniciar el teletrabajo, por norma general, la empresa debería:

  • Suministrar e instalar los equipos esenciales de trabajo a los empleados que no cuenten con el material adecuado para trabajar a domicilio.
  • Cubrir los costes vinculados con el teletrabajo, en especial los relacionados con la comunicación. Estas condiciones se aplican a los casos en los que el teletrabajo va a ejercerse durante un periodo de tiempo largo y de forma regular.

Así las cosas, en la mayoría de las empresas, el empleado que teletrabaja podrá recibir una asignación por el uso de su espacio personal, en especial por los costes de calefacción y la electricidad.

3. Modo de reembolso aplicable:

Una duda que suele surgir a la hora de realizar el reembolso de los gastos tiene que ver con si este se realiza según los importes reales o a partir de dietas.

El modo de reembolso basado en los gastos reales no tiene por qué ser complicado y permite gestionar eficazmente las notas de gastos específicas del teletrabajo. En ese caso, la empresa asume la responsabilidad de reembolsar la cantidad exacta gastada por el trabajador, por lo que los empleados deben acompañar sus notas de gastos de los correspondientes tiques o facturas para que los gastos puedan ser reembolsados.

-Expensya facilita todo el proceso: Expensya ofrece a las empresas una solución para la gestión de gastos, inteligente, intuitiva de uso sencillo y apta para cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño o especialización. Así, con Expensya, gestionar las notas de gastos específicas del teletrabajo no puede ser más sencillo, ya que, su solución, permite entre otras:

  • Establecer límites de reembolso. Para optimizar el proceso de reembolso, las empresas pueden establecer reglas que limiten los gastos relacionados con el teletrabajo en los que puedan incurrir sus trabajadores. Así, por ejemplo, fijando previamente las cantidades máximas que no podrán superarse para cada tipo de gasto: acceso a internet, equipos, teléfono, etc.
  • Crear nuevas categorías de gastos. Con Expensya es posible configurar y personalizar las nuevas categorías de gastos con el fin de poder gestionar de la mejor manera posible los nuevos gastos vinculados específicamente al teletrabajo.
  • Tener en cuenta las excepciones. La solución de Expensya permite analizar y prever algunas excepciones, puesto que algunos trabajadores pueden llegar a superar los importes máximos establecidos. Para evitar problemas y mantener a todos los trabajadores informados de la situación, lo ideal es comunicar la política de gastos de forma clara a todos los trabajadores.

En definitiva, implementar un proceso adecuado para la gestión de las notas de gastos específicas del teletrabajo exige una organización clara y rigurosa. Sin importar cuál sea la situación, y Expensya siempre ofrece una solución completa e innovadora que estará a la altura de las expectativas y responderá a las necesidades de las empresas.

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