¿Cuál es el futuro del mercado de impresión? ¿Qué dispositivos o servicios son los más adecuados para las empresas o los usuarios finales en una era post-covid? El confinamiento ha obligado a muchas empresas, de la noche a la mañana, a optar por el teletrabajo. Esta situación, que se presumía breve, se va alargando más de lo previsto, y está provocado que muchas empresas se planteen una vuelta a la normalidad muy dilatada en el tiempo, y un replanteamiento de unas estrategias que a menudo fueron improvisadas. Además, en los centros de trabajo, la vuelta a la nueva normalidad también ha supuesto un reconfiguramiento del espacio y del equipamiento tecnológico.
La Covid-19 ha traído nuevas situaciones inimaginables hace siquiera unos pocos meses y las empresas han de adaptarse rápidamente para sobrevivir en esta “nueva normalidad” que nos embarga. Estos cambios, que afectan a todos los aspectos de la vida incluido modificaciones en los hábitos de consumo, tienen incidencia en la forma de trabajar (que han sido incluso reglamentados a través del Real Decreto-ley 28/2020 de 22 de septiembre).
Según IDC Search, hasta un 10% de los puestos de trabajo se van a seguir manteniendo en remoto permanentemente, y más de la mitad de las empresas considera extender esta práctica algunos días a la semana y algunas semanas al año a un porcentaje significativo de sus plantillas (30%) fijando turnos y cupos para que sus empleados acudan a la oficina “en mesas calientes”, se habiliten centros satélites de co-working o trabajen desde sus hogares.
“El teletrabajo se ha instaurado en tiempo en récord en nuestro país. Antes de la pandemia España no estaba preparada para que millones de personas trabajasen desde sus domicilios, lo que provocó que tanto empresas como empleados adquirieran equipamiento tecnológico que no se adaptaban a sus necesidades”, señala José Ramón Sanz, responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia. “¿Los motivos? En un primer momento se apostó por “lo barato” y en un segundo por “lo que quedaba”. La principal consecuencia es que muchos entornos de trabajo domésticos no son productivos y no cumplen con la regla máxima de la movilidad: lograr que los trabajadores puedan realizar sus tareas desde cualquier entorno y con la misma eficacia que desde la oficina”.
De hecho, durante el confinamiento, la situación de oficinas vacías, redujo el volumen de impresión corporativo en más de un 40%. Por el contrario, la impresión en espacios alternativos SOHO (Small Office Home Office) se ha incrementado significativamente, equilibrando el resultado final. De igual manera, la demanda de dispositivos de digitalización de documentos de gama de entrada ha venido experimentando un incremento superior a la habitual. Y eso con equipos nuevos, porque en muchas ocasiones se ha vivido una inversión extrema del BYOD: en vez de traer mi propio dispositivo al trabajo, ha sido el trabajo el que ha ido a mi dispositivo doméstico. Según una investigación de Quocirca en Reino Unido revela que poco más de las tres cuartas partes (76%) de los teletrabajadores han estado imprimiendo principalmente en impresoras que ya tienen o que han comprado ex profeso durante el confinamiento.
Pero otra derivada preocupante para un alto número de directivos (86%) es el alto riesgo para la seguridad corporativa al poder producirse fugas de información o vulneración de la confidencialidad de los datos personales en un entorno sin control y que a menudo es compartido por terceras personas ajenas a la empresa, incluso niños. “Ahora que el teletrabajo coge peso, es necesario repensar esta estrategia y proveer a los trabajadores de forma más acorde a la política corporativa y con mecanismos que permitan gestionar y controlar los equipos de la misma manera que si estuvieran en la propia oficina”, añade José Ramón Sanz. “Es decir, un formato en que el trabajador sigue formando parte del ecosistema de la empresa, así como sus distintos dispositivos (sean personales o corporativos), pero desde la distancia de su hogar o sus visitas más o menos regulares a la oficina”.
Han sido muy habituales en las primeras semanas de confinamiento que muchos de los equipos domésticos no eran compatibles con la VPN de la empresa, su entorno de servidor o los protocolos de red, no podían imprimir en sus propias impresoras y tenían que hacer una copia local para imprimir después; y eso al final supone un problema de integridad en la protección en los datos, pues quedaría copia de la información en ordenadores fuera del entorno corporativo. Y a la hora de escanear documentos ocurría más de lo mismo: algunos equipos multifunción o escáneres domésticos no podían escanear directamente a la red corporativa, por lo que, nuevamente, los teletrabajadores hacían copias de la información en local para subirla manualmente a los servidores corporativos en la nube sin encriptar o mandarlos por correo.
El trabajo en modo híbrido (tanto en casa como en la oficina) supone la duplicación de los lugares de trabajo y el aumento de los dispositivos informáticos para realizar las mismas tareas de antes. Por otra parte, incluso en las oficinas, de la impresión centralizada con equipos grandes de uso compartido en el típico print corner que perseguían la eficiencia, se está pasando a disponer de varios puntos de impresión distribuidos por departamentos o pequeños grupos de trabajo o incluso despachos individuales según las nuevas normas de distanciamiento social, y en donde se impone el contactless y se evita la formación de grupos.
“Si echamos la vista atrás, hace no mucho tiempo las empresas organizaban sus sistemas de impresión en dos formas principales. Centralizada, buscando un menor coste de impresión; o descentralizada, buscando una mayor productividad de los trabajadores. Es decir, adquirían un par de equipos para toda la compañía pensando que así se cumplían con las exigencias de sus empleados”, dice Sanz. Ya con implantación de los cambios de la LOPD tras la adopción de Reglamento europeo, la impresión centralizada quedó notablemente afectada. “¿Cuál era el resultado? Un caos aún mayor debido a las idas y venidas hasta la impresora, colas de empleados esperando para recoger sus documentos, confusiones, traspapeleos y hasta olvidos de información sensible que se recoge más tarde y en muchas ocasiones no debería estar disponible para todos los ojos”.
En aquellas empresas suficientemente grandes, un parque de impresión distribuido por departamentos no es solo una buena opción atendiendo a estos criterios, sino que además puede adaptarse mejor a los requisitos y necesidades de la naturaleza del trabajo (no hay que olvidar que ni todos trabajan al mismo ritmo ni tienen las mismas demandas de impresión), logrando incrementar la eficiencia operativa y, por ende, la productividad.
«En un primer momento se apostó por “lo barato” y en un segundo por “lo que quedaba”. La principal consecuencia es que muchos entornos de trabajo domésticos no son eficientes» (J.R. Sanz)
Además, un sistema de impresión distribuido no es sinónimo de equipos menos profesionales. Estos siguen ofreciendo características de primer nivel en materias como la gestión remota, seguridad, la fiabilidad y la eficiencia de costes a la par que ofrecen ventajas como un coste total de impresión menor una vez que la inversión en hardware es más reducida y los costes de impresión similares a la de equipos de mayor tamaño.
Las empresas deberán pasar no solo a un modelo de impresión distribuida (instalar un parque de impresión más extenso para grupos de trabajo más pequeños), sino a una solución de impresión hiperdistribuida y capilar que llegue hasta las dependencias del empleado allá donde viva. Es decir, el equipo de impresión debe cumplir los requisitos para un uso aún más individualizado, con prestaciones suficientes para mantener la productividad y ajustarse más a las necesidades de cada trabajador: solo impresora, solo escáner o una multifunción, con lo que se multiplica las cargas de gestión y mantenimiento ante un parque tan heterogéneo y disperso.
La impresión como servicio
Es en este escenario donde los servicios gestionados de impresión (MPS) han cobrado aún más protagonismo, ya que es la solución que permite alcanzar eficiencia de costes en la provisión de los recursos de impresión sin que su gestión afecte a la actividad principal del negocio. Consciente de la importancia de adaptarse a esta nueva normalidad, Brother ha lanzado una nueva solución para estos entornos hiperdistribuidos que permite la gestión y el control de todo el parque de impresión, independientemente de dónde se encuentre ubicada.
Esta solución basada en la nube ofrece todos los elementos necesarios para garantizar la productividad y eficiencia de los empleados e incorpora una plataforma de gestión en tiempo real que proporciona información sobre consumos, volúmenes de impresión, asignación de coste y equipos, gestión automatizada de la logística de los consumibles, actualizaciones, mantenimiento, incidencias y servicios de postventa no presencial (de forma remota).
“Los Servicios Gestionados de Impresión (MPS) son servicios que analizan las necesidades de impresión de las empresas a la vez que gestionan y optimizan los dispositivos de impresión existentes en las mismas. Se trata de un servicio en el que se paga por lo que se imprime, un sistema de “pago por uso” muy habitual ya en un sinfín de aplicaciones facilitadas a través de la nube”, explica Sanz. En este caso concreto de la impresión como servicio, Brother incluye consultoría, instalación y mantenimiento de las impresoras, la logística del envío de los consumibles a sus destinatarios y un soporte técnico específico. En un sistema de gestión de la impresión, todo esto está incluido. Las empresas pagan por lo que imprimen y por un coste conocido de antemano.
Puesto que no existe una solución única para todas las empresas, con este primer asesoramiento se puede establecer una configuración a medida para cada situación, independientemente del tamaño de la empresa. Y si no se quiere comprometer presupuesto con una gran compra sin tener clara la duración de la situación actual y las necesidades operativas presentes y futuras, siempre se puede optar por el alquiler o el leasing de los equipos. “En este sentido, Brother cuenta con una amplia experiencia en empresas con necesidades organizativas específicas, incluidas organizaciones con empleados en teletrabajo o con diferentes sucursales”, afirma Sanz.
| Beneficios de la solución para entornos hiperdistribuidos de Brother | |
| Conoce cómo puede la Plataforma de Servicios Gestionados de Impresión para Empresas Brother cambiar los nuevos entornos de impresión en las grandes y medianas empresas con la nueva impresión hiperdistribuida: | |
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Aunque es un servicio pensado en principio para grandes y medianas organizaciones, el caso es que Brother también ha pensado en las microempresas y pequeños negocios que no disponen de departamento informático y así olvidarse de la gestión de sus impresoras y centrarse en su actividad principal a través de la colaboración de sus partners de canal, más cercanos siempre al cliente final. Los servicios básicos de impresión de Brother para estas empresas incluyen la instalación y la configuración de la impresora de acuerdo a sus necesidades. La ventaja: podrán tener un servicio técnico dedicado que se desplazará a sus instalaciones cuando sea necesario y se olvidarán del engorro de tener que ir a comprar consumibles.
A modo orientativo, Brother propone un precio por debajo de los 10 euros mensuales por empleado para una propuesta basada en 25 equipos, modelo MFC-L2710DW, un contrato a cuatro años con extensión de garantía in situ e instalación incluidas, y un volumen de impresión de 200 páginas/mes. “Por 9,90 euros al mes por puesto de trabajo, los empleados podrán contar en sus hogares con las mismas prestaciones y funcionalidades de impresión que en la oficina, manteniendo los protocolos de control y gestión establecidos por la empresa”, cuenta el portavoz de Brother Iberia. “Comprar es fácil, lo difícil es gestionar todo un parque de impresoras que se encuentran en diferentes lugares. Se necesita luego tener un buen plan que facilite esta labor”.
Una tendencia al alza
Los gestores o responsables de TI necesitan herramientas para gestionar este nuevo entorno “distribuido” e incluso “hiperdistribuido”. Este término significa que ya no solo habrá dispositivos de impresión en la oficina en varios departamentos, sino también otros muchos repartidos por los diferentes domicilios de los empleados. Y estos equipos externos deben permitir ser igualmente gestionados y controlados de la misma forma que si estuvieran en la oficina independientemente de si están conectados o no a la red corporativa, si son personales o de la empresa, incluso si son de varias marcas (siempre que sean compatibles con SNMP).
“Los domicilios seguramente no cuenten con equipos de impresión y escaneado adecuados para teletrabajar o muchos serán propiedad de los empleados. Este nuevo entorno, que denominamos hiperdistribuido, requiere soluciones de gestión y control diferentes e innovadoras”, cuenta Sanz. La solución integral para entornos hiperdistribuidos de Brother ofrece un servicio diferenciador de impresión, totalmente personalizable a las necesidades de cada empresa. También puede facilitar la impresión distribuida dentro de la oficina, para garantizar el cumplimiento de las nuevas normas de distanciamiento social, pasando de un punto de impresión centralizado con mucho trasiego de personas distintas a puntos de impresión distribuidos por grupos burbuja de mayor seguridad.
“Si el 14 de marzo de 2020 supuso un antes y un después en nuestra forma de trabajar (y también de vivir), ahora más que nunca, las empresas tienen la necesidad de ser flexibles para asegurar sus operaciones y reducir los riesgos potenciales que nuevos brotes puedan suponer. Las más avanzadas, además, lo aprovecharán como una oportunidad y podrá salir reforzadas”, concluye José Ramón Sanz.
Brother ha montado una página que comprende todos sus programas de servicios gestionados de impresión en la url: https://www.brother.es/soluciones/servicios-gestionados-impresion. Esto es fruto de la filosofía de Brother, que ubica al cliente en el centro de toda su actividad, atendiendo a sus necesidades, y que se ve reflejado en su lema “At your side”.
| ¿Cuál es la mejor impresora para el teletrabajo? | |
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Si duda, puedes cambiar el ordenador por una tablet o incluso trabajar desde el sofá con tu smartphone en función mirror con la smart tv, pero prescindir de la impresora multifunción ya es más complicado. No hay equipo que defina más la vertiente ofimática de un hogar que su equipo MFC, que imprima, fotocopie o escanee, tanto desde ordenadores distintos como desde móviles, y desde cualquier lugar de tu hogar. Brother cuenta con una amplia gama de impresoras compactas y silenciosas, en color o monocromo, con tecnología láser o tinta, así como equipos multifunción que incluyen impresión, copia, escaneado e incluso fax, todo en un solo dispositivo. Muchas imprimen a doble cara automáticamente, lo que te permite ahorrar papel, y con la conectividad WiFi y WiFi Direct puedes olvidarte de los cables y ponerla donde quieras con total flexibilidad. También existe la opción de utilizar consumibles XL, que ofrecen una mayor duración y así, tener que sustituirlos con menor frecuencia. Las impresoras y multifunciones láser monocromo de la serie L2000 presentan una alta velocidad y un nivel de ruido inferior a 50dB. Esta característica, junto a su tamaño compacto, convierte a estas impresoras perfectas para el uso doméstico, contribuyendo a un entorno de trabajo silencioso. Además, las empresas ahora tienen necesidades en infraestructuras de seguridad, entornos servers, escritorio remoto, Citrix y/o VPN, que los equipos de impresión deben cumplir. Pero si el trabajo exije el color, con una velocidad de hasta 24 ppm, las impresoras y multifunciones láser de la serie L3000 ayudan a adaptarse al ritmo que necesites. Incluyen alimentador automático de documentos y pantalla táctil de hasta 9,3 cm, que facilita el acceso a las funciones más rápidamente, y bandeja de papel de gran capacidad, evitando tener que cargar papel frecuentemente.
Por su parte, las impresoras multifunción de tinta Brother son idóneas para la impresión de documentos y fotografías a color con alta calidad, desde tamaño 10 x 15 mm hasta A3. Entre las funciones que ofrecen están la impresión por ambas caras del papel, impresión y escaneado directo desde memorias flash USB o tarjetas de memoria, uso de cartuchos independientes para cambiar solamente el color agotado, y WiFi, red cableada, conexión móvil y Cloud para compartir el equipo. Sea cual sea tu tarea y carga de trabajo, seguro que hay un equipo que se ajusta a tus necesidades. Trabajar directamente desde la nube |
Nube de etiquetas
La vuelta a la nueva normalidad está implicando introducir una serie de protocolos sanitarios e higiénicos que cumplan con la normativa de distanciamiento social. Esto ha obligado a todos los negocios de cara al público, centros de trabajo y administraciones públicas a modificar sus aforos, establecer circuitos y flujos de paso y poner a la vista del personal, clientes y visitantes las nuevas disposiciones. Poner una hoja escrita a mano ayuda a mantenerles informados y seguros, pero queda más vistoso y profesional si lo rotulas con etiquetas y carteles de mayor impacto.
Brother dispone de varias gamas de impresoras de etiquetas y rotuladoras electrónicas que solventan este desafío introduciendo creatividad y facilitando el cumplimiento normativo y lo que es más importante, garantizando un entorno seguro. Desde la creación de letreros, instrucciones, información de seguridad hasta etiquetas para el material de oficina, Brother dispone de una amplia gama de etiquetas adhesivas con diferentes colores, anchos y aplicaciones, que se adaptan a las necesidades de cada negocio.
Conocer el modelo que mejor se ajusta a tus necesidades dependerá del uso que le vayas a dar. Así, cuenta con impresoras de uso doméstico, fáciles de ubicar y mover que, según el modelo, permiten incluso imprimir desde el móvil. También cuenta con impresoras profesionales con teclado incorporado y grandes pantallas LCD, que incluyen una amplia variedad de funciones estándar y conexión a PC. Todas las etiquetadoras de Brother aportan flexibilidad, ya que dispone de modelos con conexión a PC, a dispositivos móviles y Bluetooth.
Solo queda elegir entre las impresoras de etiquetas P-touch, con la máxima resistencia de etiquetado, QL, con impresoras versátiles y económicas y VC, impresora de etiquetas a todo color, que, junto con el software gratuito P-touch Editor y la app iPrint & Label, permiten crear carteles o señalizaciones personalizados, e incluso, añadir el logotipo de tu empresa.
Por un lado, la gama de rotuladoras P-touch imprime etiquetas duraderas de hasta 36 mm de ancho, disponibles en una amplia gama de colores, y resistentes al agua, la luz solar, los productos químicos y la abrasión, siendo adecuadas para su uso en interiores y al aire libre o ambientes adversos y usos permanentes. Puedes imprimir desde el PC, Mac, tablet e incluso desde tu teléfono móvil.
Por otro lado, la gama QL imprime etiquetas de hasta 103 mm de ancho (4 pulgadas), pudiendo usar rollos de etiquetas continuas de gran longitud, adecuadas para su uso en interiores o uso temporal. Además, las impresoras de etiquetas de la serie QL-8 imprimen etiquetas en negro y rojo para destacar aún más tus carteles. Igualmente, puedes imprimir desde tu PC o Mac y desde tu teléfono móvil o tablet.
Por último, la impresora de etiquetas VC500W, que permite la impresión de etiquetas a todo color para una mayor señalización y personalización. Además, permite un etiquetado más creativo añadiendo el logotipo de empresa a todo color o incluso fotografías para una personalización mayor de tu etiquetado.
| Diseño cúbico | |
 Las últimas tendencias indican que los usuarios se inclinan más por el diseño y la impresión de etiquetas desde su ordenador o smartphone, que por una rotuladora con el teclado incorporado tradicional. En este sentido, un modelo que acaba de incorporarse al portfolio de Brother es la PT-P910BT Cube, con un diseño rompedor. Cuenta con conexión USB para hacer uso del software gratuito de diseño de etiquetas P-touch Editor desde el PC, y Bluetooth para dispositivos móviles, siendo compatible con las apps iPrint&Label y P-touch Design&Print 2, lo que permite imprimir etiquetas personalizadas al momento y en cualquier lugar. Gracias al cortador avanzado que integra, es capaz de imprimir múltiples etiquetas, con un ancho de hasta 36 mm usando las cintas TZe. Y su batería de litio incorporada le confiere total autonomía y flexibilidad. Una nueva solución de carácter profesional, que añade funcionalidades más avanzadas para adaptarse a cualquier entorno desde el corporativo a empleados de oficinas, profesionales de hostelería y sector sanitario, instaladores y electricistas, entornos SOHO, art&craft y manualidades, etc.
La nueva versión de la app Design&Print 2 contiene más funcionalidades tales como obtener textos haciendo una fotografía (OCR) o por reconocimiento de voz, traducir a otro idioma los textos con traductores en la nube; envío de plantillas a través de la nube o el correo electrónico, así como mayor número de plantillas incluidas. Por su parte, P-touch Editor permite importar datos desde un Excel, Access o CSV para imprimir etiquetas en grandes series de forma automática, y crear fácilmente códigos de barras y códigos QR con el fin de mostrar información importante o seguir la trazabilidad de un envío.
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Libertad para escanear
Brother dispone también de una gama de escáneres portátiles que se adaptan a ciertos usos profesionales o domésticos, pues por su diseño ligero y compacto pueden llevarse a todas partes. Pensados inicialmente para personas que trabajan en movilidad y para quienes deben desplazarse con frecuencia, se adaptan perfectamente al teletrabajo.
Sus reducidas dimensiones les convierten una opción idónea en lugares donde el espacio es limitado. Ya sea en un mostrador de recepción, en el interior de un vehículo, en el stand de una feria profesional o en la terminal de un aeropuerto, cuando estés fuera de la oficina podrás escanear fácilmente cualquier documento. Luego caben sin problemas en cualquier maletín, mochila o bolso, incluso en la guantera del coche o un cajón.
Por otra parte, oficinas y despachos siguen dependiendo del papel a la hora de imprimir determinados documentos, como contratos, facturas o formularios. Para evitar que éstos se acumulen y sea cada vez más difícil la búsqueda y acceso a los mismos cuando se necesitan, la renovada gama de escáneres portátiles de Brother compuesta por los modelos DS-940DW, DS-740D y DS-640, ayudan a minimizar la cantidad de papel físico y propiciar el orden en la oficina, al mismo tiempo que asegura la información contenida en esos documentos.
Los trabajadores en movilidad necesitan disponer de las mismas herramientas de trabajo que tienen en una oficina. Los escáneres de Brother permiten a estos profesionales capturar, editar y compartir documentos de forma digital, en cualquier momento y lugar. Resultan una solución muy práctica, por ejemplo, para ópticos, dentistas y otros ámbitos sanitarios, comerciales, repartidores o aquellos profesionales que trabajan en el sector logístico.
Creada para facilitar el papeleo y el archivado de documentos, una vez escaneados, se pueden guardar rápidamente en una carpeta del ordenador o adjuntarse en un email. Para aquellos negocios que necesiten escanear sin necesidad de ordenador, pueden guardar los archivos escaneados a través de una tarjeta microSD (solo en el modelo DS-940DW).
De sus características técnicas, destacar su alimentación mixta vía USB 3.0 en los tres modelos o batería recargable (solo en el DS-940DW). Con una interfaz intuitiva, ofrecen una alimentación sencilla de una sola hoja, con una velocidad de escaneado de hasta 15 páginas por minuto. Admiten cualquier tipo de papel, desde tamaño A4 hasta tarjetas de visita con relieve, hasta un grosor de 1,24 mm, incluidos DNI, tarjetas sanitarias o de crédito, etc, gracias a sus rodillos internos de alto rendimiento que admiten una gran variedad de gramajes de papel.
Los modelos DS-940DW y DS-740D puede escanear a doble cara de una sola pasada gracias a su función Dual CIS. Su sistema de alimentación de papel U-path es muy práctica para su uso en espacios reducidos (por ejemplo, apoyado en la pared, desvía el documento de arriba a abajo y no necesita espacio libre detrás). Los tres modelos admiten el software Kofax y se pueden utilizar con la app de Brother iPrint&Scan e incluyen la posibilidad de descarga del software de Nuance® PaperPort SE 14 (entre otros).
Los escáneres portátiles de Brother te permiten digitalizar, guardar y compartir documentos en cualquier momento, independientemente de dónde estés.