Todas las empresas estarán obligadas a facturar electrónicamente antes de 2025

¿En qué punto se encuentra actualmente en la Ley de facturación electrónica en España? Las compañías con más de 8 millones de facturación serán las primeras en estar obligadas a emitir facturas electrónicas entre sí, indica el proveedor de programas de gestión en la nube Yooz en un artículo publicado en su blog.

MUCHOS EMPRESARIOS y autónomos se preguntan qué va a pasar con la factura electrónica en España, si va a ser algo obligatorio, qué tiempo van a tener para adaptarse, y, sobre todo, cuánto va a costar. En una versión rápida y resumida del asunto, la respuesta es sí, todos los sujetos fiscales obligados a declarar IVA por la venta de un producto o por la prestación de un servicio -y por ende a hacer una factura proforma- tendrá que ser en formato digital a partir de que se publique en el BOE la disposición.

Vamos, no hay que asustarse, al fin y al cabo, desde 2015 ya es obligatorio la relación electrónica con Hacienda y otras administraciones públicas. Y aquí seguimos, no ha sido el fin del mundo. Y como en aquella ocasión, se establece diversos grupos y fases, en función del volumen de negocio y del tamaño de la plantilla. Las empresas más grandes tendrán doce meses de plazo, que terminará en algún mes del 2023; las micropymes de menos de dos empleados hasta tres años, hablamos de por lo menos 2025.

Y respecto al coste… no vamos a dar una cifra exacta, es un asunto muy relativo. Es muy fácil que los que ya vienen empleando algún programa informático para su contabilidad, esta funcionalidad de no tenerla será añadida en una actualización que seguramente esté incluida en la cuota de mantenimiento. Los que precisen comprar una aplicación al uso, seguro que tendrán una oferta a su medida, incluida versiones gratuitas, o en formato SaaS por suscripción. Los pagos en efectivo se van a reducir a la mínima expresión, incluso para los consumidores finales.

Las compañías con más de 8 millones de facturación serán las primeras en estar obligadas a emitir facturas electrónicas entre sí, y tendrán doce meses de plazo a partir de la publicación en el BOE, que terminará en algún mes del 2023; las micropymes de menos de dos empleados tendrán hasta tres años, hablamos de por lo menos 2025

Digitalización de facturas -específicamente la factura electrónica- es una realidad, ya se realiza de manera cotidiana en distintos ámbitos, hemos podido experimentar su comodidad, su facilidad y su pertinencia. Procesos que antes requerían la impresión de pilas de papeles, ahora solo precisan el envío de un archivo por correo electrónico. Ya solo falta darle esa validez legal que, hoy, ya es posible con la firma digital y el certificado electrónico. Veamos cómo hemos llegado hasta aquí y lo que nos falta por recorrer, para comprender mejor su funcionamiento y cómo nos afectará a la hora de los pagos y cobros.

Transformación digital

El pasado 30 de noviembre de 2021, el Consejo de Ministros, a instancias de la Dirección General de Política Económica, aprobaba el anteproyecto de Ley de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, conocido popularmente como Ley “Crea y Crece”, pues contempla una serie de medidas para estimular la economía digital y hacerla más resiliente ante cambios bruscos en las condiciones en que opera el mercado.

Y entre el conjunto de medidas para impulsar la inversión productiva, la innovación y la modernización de las empresas está el apartado del control de los pagos y la trazabilidad de las operaciones, para lo cual se establece la obligación para todos los sujetos económicos obligados a declarar IVA (organismos, empresas y autónomos) de enviar y recibir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre ellos.

La Ley Crea y Crece está en fase de desarrollo aún, pues se tendrá que debatir y pulir en las Cortes, ya que se trata de un ambicioso proyecto de fortalecimiento y transformación de las bases económicas españolas y de armonización europea intracomunitaria.

Así, por ejemplo, el Proyecto de Ley contempla también medidas contra la morosidad en las operaciones comerciales, estableciendo que las empresas que no cumplan los plazos legales de pago no podrán licitar en contrataciones públicas ni acceder a subvenciones, incluidas las del Plan de Recuperación y Resiliencia y los fondos Next Generation.

Algunos estudios de la Comisión Europea calculan que en España la morosidad ha supuesto una pérdida de ingresos públicos de 6,8 millones de euros por el IVA no recaudado, más todo el monto que se comen las empresas que no han cobrado aún sus servicios o mercancías. Se espera que la facturación electrónica sirva más eficazmente que la economía del papel para combatir la brecha del IVA y la morosidad, al mejorar la eficiencia de las operaciones comerciales, pero también contribuir a la lucha contra el fraude del IVA.

Entre el conjunto de medidas para impulsar la inversión productiva, la innovación y la modernización de las empresas del Plan Crea y Crece está el apartado del control de los pagos y la trazabilidad de las operaciones, para lo cual se establece la obligación de enviar y recibir facturas electrónicas

También se van a simplificar los trámites y costes para la creación de Sociedades de Responsabilidad Limitada, que podrá hacerse con un capital social de solo un euro, frente al mínimo actual de 3.000, y de forma telemática, aminorando plazos y reduciendo papeleo ante instancias notariales y registrales.

La Ley pretende también que con la factura electrónica las pymes y autónomos, los que más sufren con los plazos de tramitación de las grandes empresas y organismos públicos, aceleren su cobro ganando en liquidez y flujo de caja, herramienta fundamental para no perder rentabilidad. Todo lo que suponga eliminación de papel y envíos postales y se gane en trazabilidad y transparencia en las relaciones comerciales servirá de mejora en los costes transaccionales y de gestión, reducción de errores manuales, además del ahorro de tiempo y espacio.

Programa informático

Otro tema fundamental es la confección de la factura. Valdrá cualquier programa informático capaz de emitirla en formato XML, siguiendo las guías de estilo que se establezca para los diversos campos que debe llevar, y siempre que lleve integrada la firma digital con validez de certificado electrónico. También vale delegar en un gestor externo que se ocupe de todo, siempre que se les facilite el acceso a los datos o se les entregue de manera física.

Las empresas deberán buscar proveedores de soluciones de factura electrónica que se adapten a cada necesidad. Si el volumen de facturas que se gestiona no es muy elevado, un programa manual de gestión online puede ser la opción más sencilla y económica. En caso de gestionar un volumen elevado de facturas, se puede optar por plataformas integradas con el ERP de la empresa, que automatizan el envío masivo de las facturas a sus receptores, en el formato que precisen, sin necesidad de dedicarle mucho tiempo ni esfuerzos.

El sistema tendrá que resolver de alguna manera un requisito nada banal: facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores, por lo que tendrá que haber algún repositorio al que se aceda con clave de seguridad. Además, se deberá mantener el acceso de las facturas electrónicas durante un periodo mínimo de cuatro años, aun cuando los destinatarios de éstas hubieren dejado de ser clientes de las empresas emisoras.

Con con la factura electrónica las pymes y autónomos, los que más sufren con los plazos de tramitación de las grandes empresas y organismos públicos, verán acelado su cobro ganando en liquidez y flujo de caja, herramienta fundamental para no perder rentabilidad

Por tanto, se requiere también una solución preparada para trabajar desde la nube, que permita tener un control exhaustivo sobre todo el proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta la aceptación por parte de su destinatario. También debe prestar el acceso a todas las facturas del cliente, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Para que una factura electrónica tenga el mismo valor que una factura en papel es necesario que se tenga el consentimiento del destinatario, se garantice la legibilidad de la factura. se garantice la autenticidad del origen de la factura y se garantice la integridad del contenido.

Se contempla, igualmente, un régimen sancionador específico por no ofrecer a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitir su descarga, con una multa pecuniaria de hasta 10.000 euros.

Plazos legales

La implantación de la factura electrónica obligatoria no sustituye al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) vigente desde julio de 2017 para las declaraciones de IVA ante la Agencia Tributaria, que ya no había que esperar a hacerlo trimestralmente. Este seguirá funcionando como hasta ahora, con sus modelos y metodología B2G, pero servirá de espejo para la nueva obligatoriedad B2B que marcará un nuevo método estándar para las relaciones entre empresa, que será integrado con el empleado para rendir cuentas a Hacienda.

¿Cuándo se impondrá la facturación electrónica obligatoria? Aún no hay fecha para la entrada a tramitación en el Parlamento, cuyos plazos de discusión y tramitación no son exactos y pueden alargarse, pero la intención es que esté aprobado antes del parón vacacional, y una vez publicado en el BOE, entre en vigor a lo largo del segundo semestre de 2022, para que empiecen a contar los plazos que se da a las empresas y autónomos para que adapten sus sistemas contables.

Como ocurrió con el SII, se establecerán dos fases, siendo las grandes empresas las primeras obligadas, que tendrán un plazo de doce meses para aplicar esta medida, que hasta ahora era voluntaria si ambas partes estaban de acuerdo. La adopción no debería causar mayores trastornos, aunque sí es cierto que hay una serie de requisitos que hay que tener en cuenta, así como las multas por incumplimiento o quebrar el RGPD de protección de datos.

Se contempla un régimen sancionador específico por no ofrecer a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitir su descarga, con una multa pecuniaria de hasta 10.000 euros

Cumplido el primer año, segundo semestre de 2023, entran en juego el resto de empresas, micropymes y autónomos que se encontrasen por debajo de la raya roja de los 8 millones de euros de facturación anual, que tendrán a su vez un plazo de dos años más hasta finales de 2025 para que gradualmente se vayan sumando.

Programa Kit Digital

Desde marzo se ha abierto el plazo de solicitud de ayudas de hasta 12.000 euros en empresas entre 10 y 49 trabajadores para la digitalización y adopción de herramientas bajo el programa Kit Digital, que está dotado de 3.067 millones de euros. A partir de julio podrán entrar el resto de micropymes y autónomos, a través de la página oficial de Acelera Pyme. Los requisitos por cumplir son mínimos, aunque será obligada la demostración de su buen fin y uso, pero las ayudas se distribuirán en riguroso orden de petición y mientras queden fondos.

De los diez epígrafes que contiene el llamado Kit Digital, el de digitalización y automatización de procesos internos incluye el apartado de la facturación electrónica, que tiene una subvención de hasta 1.000 euros (realmente, el importe máximo de la ayuda será de 1.000€ -hasta 3 usuarios- para empresas de entre 3 y 49 trabajadores, y de 500€ -hasta 1 usuario- para las de menos de 3 trabajadores y autónomos).

Se puede acceder al directorio de prestatistas de dicho servicio dados de alta publicado en la web de Red.es para localizar al más idóneo para contratar su implantación. Hay que tener en cuenta que solo se puede contratar un prestador del kit digital, así que si se va a querer optar a implementar o mejorar otros epígrafes (página web, tienda online, ciberseguridad, redes, equipos informáticos…) hay que asegurarse antes de que es capaz de servirlos todos.

Con el Kit Digital, la implantación de la facturación electrónica tiene una subvención de hasta 1.000 euros para 3 usuarios -en empresas de entre 3 y 49 trabajadores-, y de 500€ para las de menos de 3 trabajadores y autónomos

El programa de Acelera Pyme menciona una serie de funcionalidades y servicios que debe incluir la factura electrónica para garantizar el flujo de emisión de estas entre las empresas:

  • Facturas en formato estructurado: tendrás la posibilidad emitir facturas en formatos estructurados, al menos en formato FacturaE, para facilitar su tratamiento automatizado.
  • Facturas ilimitadas: podrás emitir un número ilimitado de facturas.
  • Clientes ilimitados: tendrás la capacidad de enviar facturas a un número ilimitado de clientes.
  • Productos o servicios ilimitados: podrás crear un número ilimitado de productos y/o servicios facturables dentro del catálogo.
  • Envío de facturas por correo electrónico: la solución implantada por el Agente Digitalizador de tu elección te posibilitará enviar facturas directamente por correo electrónico.
  • Personalización de facturas: las facturas serán personalizables, incluyendo la selección de tu logotipo.
  • Copia de seguridad periódicas: podrás realizar copias de seguridad, con posibilidad de una periodicidad diaria.
  • Garantizado 1 GB de Almacenamiento/Histórico de facturas: tendrás un almacenamiento de, al menos, 1 GB para las facturas.
  • Integración con otras soluciones: la solución deberá disponer de APIs o Web Services para su integración con otras herramientas y programas de contabilidad, así como permitir la carga de datos de manera manual.
  • Control de vencimiento de las facturas: tendrás un sistema de control del vencimiento de las facturas.
  • Cumplimiento: podrás asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable, en concreto el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación del Real Decreto 1619/2012, así como cualquier normativa de aplicación.

La factura electrónica en el mundo

  • España: A la espera de que sea refrendado en ley el actual anteproyecto, actualmente la factura electrónica entre empresas es voluntaria salvo en las relaciones con las administraciones públicas (B2G), donde es obligatoria desde 2015. España se sumará así a la generalización del uso de la factura electrónica también el ámbito B2B durante 2023, siguiendo los pasos de Italia, Francia, Polonia o Albania.
  • Portugal: A partir del 1 de enero del 2022 todas las facturas deberán incluir un número de identificación único (ATCUD) y un código QR que incluya toda la información de la factura. Ya en 2021 se estableció un período de voluntariedad para aquellas empresas pequeñas que ya estuvieran preparadas en el entorno B2G, mientras que para grandes y medianas ya era obligatorio.
  • Chipre: Desde abril del 2020 todas las administraciones públicas chipriotas son capaces de recibir y procesar facturas electrónicas B2G, de acuerdo con la directiva europea 2014/55/UE, siendo ya obligatorio desde el 1 de enero del 2022.
  • Bélgica: El Ministerio de Finanzas planea publicar un proyecto de ley en 2022 sobre la e-factura B2B, que está permitida si tanto emisor como receptor están conformes.
  • Polonia: Publicará también una Ley del Sistema Nacional de Facturas Electrónicas, y aunque desde finales del 2021 empezó un periodo de voluntariedad, no será hasta 2023 obligatoria en B2B.
  • Rumanía: Empieza a usar el estándar SAF-T (Standard Audit File for Tax) para sus reportes desde el primer mes del 2022.
  • Noruega: Las empresas noruegas deben elaborar un reporte obligatorio a la Agencia Tributaria mediante el estándar SAF-T desde 2020. El gobierno del país da ahora un paso más y obligará a hacer la declaración del IVA digitalmente.
  • Japón: La Agencia Digital de Japón se ha convertido en autoridad Peppol para facilitar el intercambio de transacciones electrónicas entre las compañías de su país y las del resto de la red Peppol (31 países europeos, Australia, Canadá, México, Nueva Zelanda, Singapur y EEUU). Peppol, que se creó inicialmente como un sistema para facilitar el comercio electrónico en Europa, sigue traspasado fronteras.
  • Filipinas: Plan piloto en abril de 2021 con seis empresas que se extenderá el 1 de julio de 2022 a los principales contribuyentes para transmitir sus facturas al gobierno. Filipinas quiere generalizar el uso de la factura electrónica en 2023.
  • Vietnam: En 2021, se empezó el despliegue de un modelo clearance de factura electrónica B2B para transmitir todas las facturas a la autoridad fiscal del país y, posteriormente, al emisor fiscal en seis provincias, primera fase concluye en marzo del 2022. Las empresas de las 57 provincias restantes deberán hacer lo mismo a partir de abril y hasta julio del 2022, en la segunda fase.
  • Panamá: Plan piloto y la fase de masificación, a partir del 1 de enero del 2022 la factura electrónica será obligatoria para aquellos contribuyentes registrados con RUC. Y a partir de julio de 2022 lo será para el resto de las compañías.
  • Estados Unidos: Se espera que el programa piloto de intercambio de facturas electrónicas esté operativo a lo largo de 2022.

 

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