Microsoft Teams y Viva juntos para construir entornos de trabajo más productivos

Desde que la situación sanitaria impulsó a los empleados de todo el mundo a trabajar desde casa, Microsoft ha estado aportando continuas innovaciones, creando experiencias de reuniones más naturales y atractivas; conectando a las personas tanto dentro como fuera de la empresa; y proporcionando nuevas e interesantes formas de hacer presentaciones en remoto. Microsot Teams ha jugado un papel fundamental, fusionando en una sola plataforma reuniones, chat, llamadas, colaboración y automatización de los procesos empresariales.

Sin embargo, la pandemia también ha reflejado que el cansancio de las reuniones y la sobrecarga digital son reales, y que el trabajo a distancia ha supuesto un reto para el bienestar de los empleados. Por ello, la compañía se ha centrado en crear nuevas experiencias en Teams que redirijan a sus clientes a una nueva realidad híbrida, así como Microsoft Viva, una plataforma integrada de experiencia del empleado para que los trabajadores puedan encontrar nuevas formas de proteger su tiempo y preservar su bienestar en el día a día.

En una vuelta de tuerca, Microsoft anuncia novedades en Teams, Microsoft Teams Rooms y Viva, todas ellas diseñadas para capacitar y empoderar a los empleados a adaptarse a un nuevo entorno de trabajo híbrido y con foco en el tyrabajo colaborativo. Para trabajar de forma eficaz en estos modelos híbridos, las personas necesitan un lienzo que cree y mantenga el contexto antes, durante y después de la reunión. Microsoft Fluid Components son unidades atómicas de productividad que ayudan a realizar el trabajo en chats, a través del correo electrónico y en las reuniones, entre otros espacios.

Recientemente, la compañía anunció nuevos Fluid Components en chats para crear experiencias de colaboración en vivo que pueden ser editadas en tiempo real y compartidas a través de Teams y las aplicaciones de Office 365. Microsoft revela la ampliación de esta librería para las reuniones de Teams y para OneNote, Outlook y Microsoft Whiteboard, lo que facilita la colaboración síncrona y asíncrona entre las aplicaciones de Teams y Office.

Además, hay nuevas características de chat que apoyan aún más la colaboración en diferido, para que se pueda seguir avanzando el trabajo entre las reuniones como, por ejemplo, la posibilidad de anclar un mensaje, proporcionando a los miembros del chat un acceso rápido al contenido crítico en cualquier momento, y responder a un mensaje de chat específico manteniendo el contexto dentro de la conversación en curso.

El Índice de Tendencias Laborales de Microsoft muestra que el usuario medio de Teams envía un 45% más de chats por persona y por semana que hace un año. Para ayudar a gestionar esta sobrecarga digital, Fluid Components facilita la creación de una agenda, la toma de notas y la asignación de tareas, desde dentro de la reunión de Teams, y el acceso a contenido importante siempre que se necesite. Además, se guardarán automáticamente en la nueva sección de notas de la reunión de OneNote. Y, mientras la reunión está en marcha, se puede crear y editar en vivo en la Pizarra -con Microsoft Whiteboard- pudiéndose aprovechar también en Outlook, tanto en el correo electrónico como en el calendario, lo que facilita la gestión en todas las aplicaciones.

Mejora de la experiencia en remoto

La mejora de las experiencias de las reuniones híbridas implica que todos los participantes sientan que tienen un asiento en la misma mesa, ya sea en una sala física o en remoto. Por ello, Microsoft ha creado una nueva interfaz en las salas de Teams en la que los participantes aparecen en primer plano en la parte inferior de la pantalla, un diseño envolvente que hace que las interacciones sean más naturales para dar a los integrantes de la sala una mayor sensación de conexión con los que están en remoto. Y para ayudar a todos a mantener la atención, el contenido de la reunión está rodeado de información contextual -como el orden del día, las tareas y las notas-, además de tener el chat claramente visible.

Los participantes en remoto también deberían poder ver quién está en la sala de reuniones y qué está ocurriendo. En este sentido, Jabra, Logitech, Poly y Neat están utilizando cámaras con tecnología que se basa en la IA para ofrecer nuevas vistas de vídeo optimizadas que permiten ver con mayor claridad a todas las personas de la sala. Además, Microsoft también se ha asegurado de que quienes hablan en las reuniones estén claramente identificados. Por ello, los altavoces inteligentes de Teams -ya disponibles de forma general en EPOS y Yealink- están diseñados con tecnología de reconocimiento de voz, identificando así a las personas que hablan y transcribiendo su nombre en el resumen de la reunión. Con esta innovación, las personas pueden centrarse en la conversación sin tener que tomar notas.

Asimismo, para facilitar la colaboración efectiva de los participantes remotos en las reuniones, la compañía ha creado una experiencia de pizarra completamente nueva e híbrida en la que todos los asistentes pueden colaborar visualmente a través del mismo lienzo digital. Las nuevas características, que estarán disponibles a partir del verano, permitirán a cualquier participante traer contenido a la pizarra y que se pueda modificar por todos los asistentes a través de la co-autoría en tiempo real; las nuevas plantillas ayudarán a los grupos de trabajo a dar rienda suelta a sus ideas de forma más rápida, mejorar su capacidad de dar seguimiento a las mismas junto con sus colaboradores, y mucho más.

Los participantes también podrán experimentar una presentación de forma atractiva e inclusiva con las nuevas funciones de PowerPoint Live, creando un espacio compartido para la colaboración y contribución de todos los participantes de la reunión. Entre las nuevas funcionalidades, los implicados podrán ver la presentación en el idioma que hayan elegido, anotar mientras se presenta o utilizar un puntero láser para llamar la atención sobre los puntos clave. Estas características también estarán disponibles en la aplicación móvil.

Del mismo modo, Microsoft ha revelado la nueva experiencia de Teams Rooms en Surface Hub, incluyendo un escenario de reunión modernizado, escenas de Modo Juntos y PowerPoint Live. Y, a partir de este otoño, la nueva experiencia de Pizarra con Microsoft Whiteboard también estará disponible para que los profesionales puedan dibujar y escribir sobre el mismo lienzo digital.

Cuidado del bienestar y del tiempo de los empleados

El tiempo de reunión semanal de los usuarios de Teams se ha duplicado con creces desde el inicio de la pandemia. A esto hay que sumarle que las reuniones seguidas aumentan el estrés y hacen más difícil mantener la atención y la concentración. Por ello, a partir de finales de este mes, Microsoft va a incorporar un conjunto de ejercicios y meditaciones guiadas llamadas Headspace en la aplicación Viva Insights en Teams, para ayudar a los empleados a empezar bien el día o a desconectar del trabajo por la noche.

Asimismo, y con el objetivo de ayudar a los trabajadores a encontrar el equilibrio y proteger su tiempo personal, la compañía ofrecerá a finales de este año la posibilidad de silenciar las notificaciones móviles de Outlook y Teams fuera de las horas de trabajo a través de Viva Insights, así como proporcionar información personalizada sobre el grado de desconexión. La configuración del llamado “tiempo de silencio” también estará acompañada por los controles del administrador de TI en Microsoft Endpoint Manager para apoyar así la creación de políticas en toda la organización.

En definitiva, Microsoft reitera su compromiso a la hora de ofrecer experiencias que permitan a las personas trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, de forma flexible y eficaz, y cuidando su tiempo y bienestar. Para ello, Microsoft apoya los entornos de trabajo híbridos como el futuro de las organizaciones, en el que los líderes deben reimaginar sus negocios, integrando un nuevo modelo más operativo donde la sobrecarga digital sea fácilmente sobrellevada.

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