Implantación de la factura electrónica en España 2017-2018

La factura electrónica sigue siendo una asignatura pendiente para las empresas de logística. Según SERES, especialista en servicios de intercambio electrónico de documentos (EDI) desde hace más de 30 años, queda mucho por hacer en este sector, cuyas cifras son paradójicas, porque se trata de una actividad en alza y que no para de crecer, entre otras razones por el auge del comercio online.

EL EMPLEO de la factura electrónica en el sector de la logística en España sigue siendo una asignatura pendiente, según concluye un reciente estudio sobre el uso de la e-factura para el bienio 2017-18, elaborado por SERES, empresa española actalmente encuadrada dentro del grupo francés Docapost-La Poste. Según este informe, el sector de logística representa el 0,02% de las empresas emisoras de facturas electrónicas españolas y también el 0,02% de las receptoras, cuya participación en el PIB se sitúa en torno al 3%.

Por volumen de facturas, esta participación representa menos del 0,01% del total de las facturas emitidas y también de las recibidas. “Es evidente que queda mucho por hacer en este sector. Estas cifras son paradójicas, porque se trata de un sector en alza y que no para de crecer, entre otras razones por el auge del eCommerce”, explica Alberto Redondo, director de Marketing y Comunicación de SERES para Iberia y LatAm. “Una de las razones puede ser el perfil de cliente de estas empresas, muchas empresas extranjeras, muchas pymes y también muchos particulares”.

De acuerdo con el informe, el número total de facturas electrónicas procesadas en 2018 en España ascendió a 181.884.086 documentos, un 14,92% más que en 2017. De forma desglosada, 147.953.331 documentos corresponden a transacciones entre empresas (B2B), 22.292.891 a operaciones entre empresas y las administraciones públicas (B2G) y 11.637.864 a ventas de empresas a particulares (B2C).

Según calcula este Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España 2017-2018, gracias al empleo de la factura electrónica, las empresas españolas se ahorraron en 2018 algo más de 900 millones de euros en la gestión de las facturas recibidas y 511 millones de euros en la gestión de las facturas emitidas. También se ahorraron 662.145 horas en la tramitación de las facturas recibidas y 106.963 horas en las emitidas, además de reducir de manera significativa el impacto medioambiental derivado de la eliminación del uso de papel (que se calcula en 9.904 pinos equivalente al 66% del parque del Retiro en Madrid).

¿Quién usa la factura electrónica?

1.- Por Comunidades Autónomas

Según el número de documentos, tanto en emisión como en recepción, Madrid, Cataluña y Andalucía lideran el ranking, seguidas del País Vasco y la Comunidad Valenciana. Pero en cuanto al número de empresas que facturan electrónicamente por comunidades autónomas, 2018 fue un año de cambios: así, Madrid, Valencia y Andalucía lideran el ranking de empresas que emiten facturas, seguidas de un segundo grupo formado por Cataluña, Castilla y León y País Vasco.

Mientras que en lo referente a la recepción, son Madrid, Cataluña y Andalucía las que encabezan el ranking de empresas, seguidas de Castilla y León, Valencia y País Vasco. En cuanto al número de documentos recibidos, siguen siendo Madrid, Cataluña y Andalucía las que lideran el ranking, pero esta vez seguidas de Galicia, Valencia y Cantabria.

2.- Por sectores

Según el tipo de actividad, es el sector Terciario (servicios y administración pública) el que sigue liderando este mercado, con un 55,92% en facturas emitidas y un 58,45% en recibidas. Le sigue Secundario (industria y manufactura), con el 41,80% de empresas en emisión y el 36,68% en recepción; el sector Primario (agricultura, ganadería, pesca, minería), con el 3,06% de empresas emisoras y el 3,21% de empresa receptoras; y cierra otras actividades con el 0,71% en emisión y el 1,66% en recepción.

3.- Por tamaño de empresa

Por tipo de empresas, son las de mediano tamaño las que emiten más facturas, el 45,48%. Las siguen las grandes empresas con el 22,48%, las pequeñas con el 23,80% y las microempresas con el 8,24%. En recepción de facturas, las que más reciben son las medianas con el 37,57% de las facturas, seguidas por las pequeñas empresas con el 26,17%, las grandes con el 24,48% y las microempresas con el 11,78%.

Como indica Alberto Redondo, “en este sentido la tendencia continúa en la emisión de e-facturas, destacando este año el aumento de la participación tanto de las medianas empresas como de las microempresas, siendo la variación del 4,10% en el primer caso y del 0,83% en el segundo. En recepción, las grandes y medianas empresas son las principales impulsoras, suponiendo más del 62% de las empresas que reciben, seguidas de las pymes y microempresas, que representa casi un 38%”.

Impacto del SII

La implantación del Suministro Inmediato de Información (SII) –“el IVA online”– en las Comunidades Forales de Euskadi y Navarra en enero de 2018 ha impulsado el uso de la factura electrónica en estos territorios, favoreciendo la transformación de los procesos internos de muchas empresas que han visto en la factura electrónica un gran aliado para cumplir con la obligación. Algo asimilar ocurrirá en Canarias, durante 2019, tras la implantación de SII a principios de enero de este año.

Por su parte, la obligatoriedad de la factura electrónica para los subcontratistas de las AAPP ha tenido sus efectos positivos y los seguirá teniendo en el futuro, como se aprecia en el incremento de uso de la factura electrónica registrado en las operaciones B2G. La evolución de la normativa de facturación electrónica a las Administraciones Públicas –en vigor desde 2015– ha dado lugar, en 2018, a la obligatoriedad de uso de la factura electrónica para los subcontratistas del Estado. Así, desde el 1 de julio de 2018, las empresas subcontratadas que trabajan para proveedores de las AAPP españolas están obligadas a facturar electrónicamente a los contratistas cuando el importe de los trabajos o servicios supera los 5.000 euros.

Resultan relevante, sobre todo de cara al futuro, el éxito internacional de la factura electrónica y los impulsos dados por la Unión Europea por normalizar su uso entre los países miembros. Un impulso que ha permitido el desarrollo, a lo largo de 2018, de un nuevo formato común de factura electrónica cuyo uso ya es obligatorio en las contrataciones públicas europeas desde el pasado 18 de abril de 2019.

“En los últimos años asistimos a un fuerte crecimiento orgánico de la factura electrónica entre las empresas españolas, que va amplificando su capilaridad geográfica y sectorial”, señala el director de Marketing de SERES. “Un crecimiento que mantienen las tendencias. Las medianas empresas siguen siendo el colectivo de usuarios de e-factura más importante y, al mismo ritmo, con menor escala, sigue creciendo el número de grandes y medianas empresas usuarias. Del mismo modo, por sectores se mantiene el liderazgo del sector Servicios, seguido por Industria y, a más distancia, el Sector Primario”.

2019, nuevo punto de inflexión

A pesar de la contracción del crecimiento económico en la zona euro, todo parece indicar que 2019 será un año muy importante para la universalización de la factura electrónica en la UE. El nuevo estándar europeo de factura electrónica, que ya es obligatorio en las relaciones B2G, y las primeras iniciativas nacionales que apuntan a una obligatoriedad general del uso de la e-factura, serán el espaldarazo definitivo a la desmaterialización del papel y al impulso del intercambio electrónico de otros documentos. “La e-factura es una pieza clave de la transformación digital de los negocios y sus efectos positivos empezarán a notarse en el conjunto de la sociedad”, añade Alberto Redondo.

EDI y e-factura

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) se está convirtiendo en una solución esencial para las empresas debido a que genera gran cantidad de beneficios, mejora la competitividad y potencia la eficiencia de los negocios. Cada vez son más las empresas que exigen este tipo de servicios. Sectores como el retail, la automoción y el sanitario demandan el EDI para cumplir con su necesidad de tener un intercambio de documentos ágil, rápido, seguro y fiable para el correcto desarrollo de sus negocios.

¿Dónde es más necesario utilizar EDI?

1.- Retail

El sector Retail, formado por supermercados, grandes tiendas, perfumerías y ferreterías, entre otros, es el sector que más utiliza el EDI. Este sector se caracteriza por ser muy competitivo, por lo que mejorar el margen es clave. El uso del EDI es una ventaja competitiva e influye a la hora de negociar y obtener unos precios de venta finales bajos sin reducir su margen, ya que el trato electrónico de los documentos proporciona un ahorro considerable en los costes que se soportan en toda la cadena de suministro.

2.- Automoción

El sector de la automoción es otro de los sectores que más tiempo lleva funcionando con EDI. De hecho, la mayoría de fabricantes y proveedores de primer nivel usan este tipo de servicios debido al gran valor que aportan en la automatización de procesos y en la integración de la información de los documentos en los sistemas internos de las compañías.

3.- Otros sectores

Se pueden destacar otros muchos sectores que están alrededor de los sectores anteriores como es el caso del sector de los operadores logísticos y transportes, esencial para el intercambio de mercancía, o las centrales de compras, donde además de la relación con sus proveedores es necesaria una gestión ágil con sus asociados. Adicionalmente, hay algunos sectores como el Bancario, Oil&Gas, Defensa, etc. donde también se utiliza en menor medida.

¿Qué tipos de empresa usan EDI?

El tamaño de la empresa influye en la decisión de comenzar a utilizar el intercambio electrónico de documentos. Una empresa grande que en su día a día intercambia un gran volumen de documentos con múltiples empresas, sectores y países puede verse muy beneficiada al implementar el EDI. La trazabilidad y la conexión que aporta el trabajar con un servicio EDI permiten a las empresas beneficiarse de una mayor agilidad y eficiencia en sus departamentos, ampliando la capacidad de respuesta de la empresa y reduciendo los costes y tiempos empleados. Esto genera una fuente muy valiosa de información para la toma de decisiones empresariales.

A su vez, las empresas de tamaño más reducido, en su afán de adaptarse a un mercado muy cambiante y competitivo necesitan contar con estrategias enfocadas a crear ventajas competitivas que les suponga una fuente de beneficios a largo plazo. El uso del EDI, en este sentido, además de generar un ahorro económico y de papel aporta a las pymes otros muchos más beneficios como la automatización de los procesos, la eliminación de los errores y tareas, la facilidad de consulta y la mejora en la gestión de los documentos, etc.

¿Y por departamentos?

Es importante tener en cuenta que cada uno de los departamentos de una empresa usa unos documentos específicos según su actividad. No es lo mismo un departamento financiero que un departamento logístico, de ventas, tecnológico, etc. Veamos algunas de sus singularidades:

1.- Departamento de finanzas: facturación, contabilidad y tesorería

La automatización que se genera con el intercambio electrónico de documentos permite reducir el número de tareas a realizar, por lo que supondrá un ahorro considerable de tiempo, costes y recursos. Además, la trazabilidad que aporta el intercambio electrónico permite a los responsables de facturación revisar de forma inmediata las facturas y automatizar el proceso de pago. Con lo que se consigue un mayor control de las deudas y cuentas a cobrar.

2.- Departamento de compras

El EDI también es utilizado en el departamento de compras puesto que permite alcanzar una mejora en la gestión de la mercancía. Como informe de inventario ayuda a las empresas a conocer con mayor exactitud su stock y da una visión en tiempo real de la mercancía de la empresa. De esta manera, el EDI permite a las empresas ser más eficientes al prever y planificar su demanda con mayor exactitud.

3.- Departamento de ventas

El EDI aporta importantes mejoras en la gestión de las ventas. El intercambio de ciertos documentos electrónicos tales como el informe de ventas ayuda a planificar la producción, permite conocer de primera mano las ventas del equipo comercial y genera un dibujo geográfico de quién vende más y dónde las campañas realizadas han tenido un mayor impacto; de tal manera que se consigue una mayor visibilidad de las tendencias de consumo en el mercado.

4.- Departamento TI

La tecnología que implica el intercambio electrónico de documentos no es estática sino que cambia con frecuencia. Cada emisor y receptor tiene sus particularidades y necesidades por lo que la adaptación es continua. Contar con un servicio que le proporcione un interface no intrusivo de integración con todos los sistemas de gestión (ERP como SAP, Dynamics, Oracle, Sage…) sin que le suponga un problema es la mejor opción.

Así podrá generar el documento que quiera (pedido, albarán, contratos, facturas, movimientos bancarios…), en el formato que quiera (facturae, edifact, UBL, PDF firmado, PDF con marcas gráficas 417, PDF personalizado por cliente, etiquetas logísticas…), en la versión que quiera, con firma electrónica ( PDF sign, XADES, etc.) o no, con las particularidades de cada sector y cada cliente y a través del canal de comunicación que se quiera (redes VAN, AS2, FTP, VPN, email, webservices…) sin que le resulte un problema.

Asimismo, una vez implantado el intercambio electrónico en la empresa, la necesidad de digitalizar los documentos ya no es necesaria puesto que dichos documentos ya son generados y recibidos en formato digital.