El Cloud ¿realidad o posibilidad?

TPB299, mar20. Parece innegable que el Cloud está ganando cada día mayor terreno en la gestión documental y output management (gestión de salida de los documentos). Sin embargo, este concepto puede ser una cuestión debatible sobre sus posibilidades y beneficios. ¿La conexión a una plataforma de nube pública realmente conduce a una mayor eficiencia y valor añadido en el procesamiento de documentos?

TODO EL mundo de la tecnología habla en la actualidad del Cloud Computing. Uno tiene la impresión de que se trata de un trastorno en todo el entramado de las Tecnologías de la Información. Pero, ¿cómo es realmente de “revolucionario” este concepto de acceso basado en la demanda para los recursos y servicios de TI a través de Internet? ¿Estamos lidiando con una nueva exageración que desaparecerá tarde o temprano? ¿O ya es una realidad en las empresas y organismos oficiales?

Bien es cierto que las raíces del Cloud se encuentran mucho tiempo atrás, sus primeras referencias se encuentran en los años 60 del pasado siglo. Los expertos estaban convencidos en ese momento de que algún día sería posible obtener software, servidores y servicios de almacenamiento, componentes de red, etc, como pueda ser con la electricidad o el agua. Algún tiempo después, a finales de los 90, el tema se dio a conocer, encendiendo al gran público en general por compañías como Salesforce, que pronto vieron sus posibilidades lucrativas como alternativa al “on-premise”, tal es el caso de Oracle con su oferta de software CRM basado en web.

Dependiendo de sus necesidades, las empresas podían usar ciertas funcionalidades del CRM de Salesforce como servicios basados en Web, sin tener que ejecutar su propia aplicación en sus instalaciones. En la actualidad, el Cloud Computing ya es una alternativa y firmas como Amazon Web Services (AWS), una de las mayores plataformas de Cloud, arroja una media anual de ventas de alrededor de 25.000 millones de dólares, demostrando que la demanda de los servicios en la nube va en aumento.

A la vista de sus ventajas, como son los costes variables, mayor libertar para centrarse en el corazón de los negocios o gran flexibilidad en caso de cambios en el mercado, hacen que las expectativas de las empresas sean comprensiblemente altas con el Cloud Computing. Después de todo, casi todos los sectores se encuentran bajo presión para optimizar sus procesos en términos de automatización y estandarización, y por consiguiente en la reducción de los costes.

Y también en la gestión documental y salida de los documentos. No debe olvidarse que la nube cambia fundamentalmente los procesos existentes que han demostrado su eficacia en el pasado. Esto aplica no solamente al aspecto de la seguridad, que cada vez cobra mayor importancia, sino que también continúan voces que se alzan contra la pérdida de datos o al robo de la propiedad intelectual. Y eso a pesar de la normativa europea de regulación de protección de datos (RGPD) que da respuesta al déficit regulatorio existente con respecto a la seguridad de los datos.

El miedo a perder el control es un fenómeno que parece ser más que eso: muchas personas no creen saber qué mecanismos de seguridad tiene el proveedor de la nube en caso de fallo. ¿Cómo están de seguros los datos? ¿Cuál es el plan de contingencia en caso de accidente? ¿Cómo se protegen los datos contra ataques de hackers? ¿Está el proveedor de servicios tecnológicamente actualizado? Muchas cuestiones se alzan.

Este miedo está infundado desde que existen las estrictas regulaciones referentes al manejo de información sensible. Por lo tanto, el listón para cambiar a la nube ahora es probable que sea mucho más bajo que hace unos años. Sin embargo, aún, muchos responsables de TI en las empresas temen que al subcontratar a un proveedor de servicios externo perderá el control sobre su departamento.

EEUU vs Europa

Desde luego existen diferencias regionales en cuanto a la nube. Por ejemplo, Estados Unidos adelanta a Europa unos dos o tres años en esta materia, especialmente en Infraestructura como Servicio (IaaS). Ello es debido a que el modelo de pago por uso está mucho más extendido en EEUU principalmente en jóvenes compañías y startups. No necesitan invertir grandes cantidades en software y hardware porque confían en el modelo de “tienda de conveniencia 7/11” para el Cloud.

Es precisamente esta «elasticidad», o escalabilidad de capacidades, lo que supone una gran ventaja de las soluciones y servicios Cloud. El concepto de la nube pública juega un papel aún más importante que la nube privada cuando se trata del manejo eficiente de los recursos de TI mientras se mantiene un alto nivel de seguridad.

Por otro lado, en Europa, el Cloud en los entornos de empresa se mueve más despacio. A diferencia de Estados Unidos, aquí preferimos la nube privada porque cuenta con algunas limitaciones y eso es al fin y al cabo una variante que permite tener la propia infraestructura TI pero también manejar la arquitectura Cloud, lo cuál sería responsabilidad del proveedor de servicios en el caso de la subcontratación completa a una nube pública.

Sin panacea

En este contexto emergen varias formas de Cloud, cada una de ellas con sus ventajas específicas. La nube todavía es una tendencia con una amplia aceptación en el mercado y por tanto algo habitual. Sus útiles posibilidades, como el software como servicio (SaaS) o Infraestructura como Servicio (IaaS), llegan más allá de cualquier duda. Sin embargo, La cuestión a afrontar es más bien qué enfoque es el más adecuado para una empresa en vista de su complejidad, pues el ancho de banda de cómo y dónde operar la nube es muy grande.

Así pues, es importante examinar en detalle los procesos que encierran duda para los entornos de la nube y decidir sobre ese análisis si la conexión a plataformas comercializables de AWS o Microsoft Azure realmente conducen a una mayor eficiencia y valor añadido. Por supuesto, esto también depende de la presión que se ejerza en ciertos segmentos del mercado o en temas como la gestión y producción de documentos.

Antes de firmar un contrato con un proveedor de Cloud, se hace imprescindible ponderar las ventajas y desventajas para nuestra propia compañía. ¿Cuánto tiempo durará la migración? Transferir a la nube una infraestructura de TI que ha crecido y ha sido probada a lo largo de los años es arriesgado y tiene poco sentido. En tales casos, el esfuerzo requerido puede ser desproporcionado con los beneficios (por ejemplo, ahorro de costes).

Por otro lado, enfoques arquitectónicos modernos, como la creación de redes digitales de aplicaciones y base de sistemas de APIs (application programming interfaces) son un puente de unión entre las diferentes aplicaciones y los canales de entrada y salida permiten aligerar la presión. El Cloud no debe convertirse en un fin en sí mismo, sino que debe conducir a mejoras tangibles y medibles. Lo que se necesita es una buena dosis de sentido común de la cual tomen parte la dirección, las áreas especializados y el departamento de TI.

Thorsten Meudt,

Chief Marketing Officer y responsable de gestión de producto de Compart

«Es esta ‘elasticidad’, o escalabilidad de capacidades, lo que supone una gran ventaja de las soluciones y servicios Cloud. Pero hay que ver si el esfuerzo requerido resulta desproporcionado con los beneficios obtenidos»