Cinco consejos de Expensya para simplificar la gestión contable

El proceso de gestión de notas de gastos es un trámite laborioso, con un coste significativo para las empresas. Como desarrollador de software para la automatización de informes de gastos, Expensya pone su tecnología al servicio del cliente, para simplificar este proceso y ayudar a las empresas a obtener mejores resultados.

De media, un empleado destina 20 minutos en completar una nota de gastos, según un estudio de la GBTA, lo que anualmente supone una suma de tiempo y dinero significativo. Además, hay cargos ocultos que pueden pasar desapercibidos, ocasionando que el proceso tradicional de gestión de gastos sea más oneroso de los inicialmente previstos.

En este sentido, los principales costes asociados a las notas de gastos abarcan desde costes directos relacionados con viajes o alojamiento, a otros ligados con el tiempo invertido; el que destina cada empleado a crear sus notas de gastos, al archivado físico de facturas y justificantes de pagos o a la clasificación y escaneo de los comprobantes. Destacan también, el que reserva cada gerente para la revisión y aprobación de las notas de su equipo o el dedicado al procesamiento contable: repaso de gastos, verificación de comprobantes, introducción de datos en el software de contabilidad y reembolso.

Tampoco hay que olvidar otros aspectos que, sin ser realmente costes, tienen igualmente un impacto negativo para las empresas. Así, el cálculo de múltiples tipos de IVA, su recuperación y las pérdidas directas relacionadas con la gestión de las notas de gastos (extravío de tiques, regulación tributaria o mala gestión, entre otros) son dos ejemplos tangibles.

“La gestión de notas de gastos supone un desembolso importante para las empresas. Sin embargo, determinar el coste que implica la administración de dichas notas no siempre es sencillo, por entrar en juego diversos elementos como, los gastos realizados, el tiempo empleado o el capital humano movilizado. Por tanto, no hay duda: detrás del famoso informe de gastos se esconde un coste real que no puede ser desatendido”, afirma Karim Jouini, CEO de Expensya. “En este sentido, conocer cómo gestionar las notas de gastos de una manera adecuada puede ayudar a las empresas a administrar mejor dicha partida, pero, sobre todo, a reducir costes y a obtener mayores beneficios”.

Jouini proporciona cinco pasos para una mejor gestión de las notas de gastos:

• “Automatizar la aplicación de la política de gestión de gastos”. La implantación o establecimiento de una política de gastos automatizada, clara y concisa y que, además, sea conocida y comprendida por todos los empleados que participan en dichos gastos, permitirá evitar desembolsos no justificados, asegurando un mejor control de los mismos. Así, por ejemplo, el presupuesto global de viajes podría reducirse entre un 10% y un 15% entre los clientes que automaticen su política de gastos, según estimaciones de Expensya.
• “Realizar un mejor análisis de las notas de gastos empresariales”. Una solución de gestión de gastos permite conocer y revisar los gastos de los empleados, optimizando el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, es posible dar un paso más, apostando por una solución de gestión de gastos inteligente que, gracias a un módulo de Business Intelligence, agrupa en un panel interactivo todos los datos de los cargos de los empleados. Con este tipo de información se puede supervisar de cerca los gastos del negocio, identificar tendencias, facilitar la toma de decisiones e incluso, utilizarla, para realizar análisis predictivos, reducir costes y ajustar la política de gastos.
• “Mejor control y eliminación de pasos tediosos”. La gestión de las notas de gastos a través de una solución dedicada permite un mayor control de los pasos intermedios que consumen mucho tiempo. Efectivamente, existen errores inevitables en este proceso, tales como introducción de un gasto duplicado o, incluso, el cálculo del IVA (local, intracomunitario) que pueden resultar muy complejos. Una solución de gestión automatizada de tarifas detecta los duplicados y avisa de su presencia, automatiza el cálculo y la recuperación del IVA, e inclusive detecta la tasa turística.
• “Reducir el coste del archivo de la documentación”. Todas las empresas están obligadas a archivar sus documentos contables y fiscales. Un estudio reciente de Expensya revela que, de media, el coste anual del archivo físico es de unos 2.000 euros. Con la digitalización certificada de documentos, las empresas pueden olvidarse de las copias en papel y el archivo físico. La copia digital de los documentos digitalizados utilizando una solución homologada tienen la misma validez legal que la original.
• “Ahorrar tiempo invertido en la creación de notas de gastos”. Hoy día, la tecnología debe tender a facilitar los procesos de negocios de cualquier empresa. Una solución inteligente de gestión de gastos, gracias al reconocimiento inteligente de facturas a partir de una imagen, simplifica la entrada y creación de notas de gastos, reduciendo hasta un 80% del tiempo que los empleados destinan para ello.

En definitiva, tecnologías como la que ofrece Expensya, demuestran ser una forma efectiva de implantar un mejor control de notas de gastos y viajes de empresa y reducir costes innecesarios, ya que además de agilizar los procesos, ayudan a identificar y limitar los gastos ocultos de manera fácil y rápida. Además, permiten a las organizaciones de cualquier tipo y tamaño, una adecuada digitalización y gestión de notas de gastos, simplificando el procesamiento necesario y mejorando así, las tareas contables, gracias a una gestión de gastos inteligente, intuitiva y fácil de usar.