Desencadenantes del cambio

TPB293, sep19. Hasta no hace mucho, el departamento de compras indirectas típico en las empresas era una suerte de cajón de sastre donde, con la excepción de un presupuesto anual al que ceñirse y la correspondiente justificación y autorización de las adquisiciones, no había un control demasiado estricto. Con la transformación digital en todos los ámbitos, el de las compras indirectas requiere también un cuidadoso análisis previo de un departamento cada vez más importante en las organizaciones.

CON LA llegada de la globalización, primero, y la crisis, después, el mundo empresarial ha experimentado un notable cambio que ahora culmina con otro mucho más profundo: la transformación digital. En los dos primeros casos, la supervivencia a través de la optimización de costes y recursos era el objetivo último, pero el tercero añade a dicha meta una renovación tan amplia que se habla ya de una nueva revolución industrial, la también llamada Industria 4.0.

El ‘Informe de Compras Indirectas 2018’, un estudio elaborado por RS Components en colaboración con el Chartered Institute of Procurement and Supply (el CIPS), identifica los desencadenantes o motores de la transformación digital en el ámbito del aprovisionamiento, y propone también estrategias para afrontar el cambio con éxito. Tal y como señala el estudio, reducir los costes operativos es uno de los mayores desafíos para el 55% de los entrevistados, seguido de la disminución de los costes de inventario (52%) y la mejora del rendimiento de los activos (42%), factores todos ellos esenciales en un departamento como el de las compras indirectas. ¿Pero cómo se implementa esto en un departamento donde los gastos de gestión tienen un impacto considerable en los presupuestos?

La estrategia más habitual es derivar la gestión del inventario hacia el proveedor, pero debe ir acompañada de una identificación de las necesidades de los equipos de compras y una racionalización de la red de proveedores que reduzca estos últimos a aquellos que permitan mantener una colaboración que optimice los procesos de compras indirectas. O dicho de otra forma, tener menos proveedores, pero de confianza, y desarrollar una estrategia de eProcurement y gestión del inventario en la que todas las partes estén alineadas, algo que en las empresas de un 28% de los encuestados en el estudio no ocurre.

El cambio, que debe introducirse de forma lenta y cuidadosa, requiere trabajar muy de cerca con los equipos de compras y mantenimiento, y por supuesto con los proveedores, para que las sinergias se produzcan en la dirección adecuada. Sin embargo, solo examinando cuidadosamente todas las partes de la cadena de suministros y atendiendo a las necesidades de cada una de ellas, se conseguirá el escenario propicio para dar el siguiente paso: el cambio tecnológico.

Buena parte de los participantes en el estudio, un 44%, espera un cambio en la estrategia de procurement de sus compañías en los próximos cinco años, pero tan solo un 7% afirma estar preparado para el Internet Industrial de las Cosas (IIoT, por sus siglas en inglés). En este sentido, y aunque es cierto que estamos solo en el inicio del viaje, la implementación y programación de aplicaciones tecnológicas y procesos industriales 4.0 se da de bruces con la resistencia a cambiar hacia algo que no ha sido probado, lo que hace necesario abrazar la innovación gradualmente, e identificar cuidadosamente (y probar) las tecnologías que harán posible mejorar la eficacia y la productividad en el proceso de compras.

Es decir, pasar por una fase de ensayo y error de estrategias como, por ejemplo, el mantenimiento preventivo, antes de implementarlas a gran escala cambiando equipos y procesos para, en este caso, resolver el problema de mantener los activos envejecidos, el segundo paso más grande para el 46% de los encuestados en el estudio.

Para que todo llegue a buen puerto hay que tener en cuenta también factores externos como la falsificación de productos, un problema que todas las partes califican de significativo y cuya solución pasa por establecer relaciones de confianza con aquellos proveedores que garanticen un origen legal.

Más que posible, la transformación digital es inevitable para todos aquellos que quieran sobrevivir. Ya no vale hacer las cosas “como siempre”. Para avanzar hacia el futuro hay que abrazar la innovación racionalizando la cadena de suministro y externalizando aspectos como la gestión del inventario hacia proveedores de confianza que ofrezcan además soluciones de eProcurement eficaces. El vehículo esencial de este cambio va a ser la tecnología, que deberá implementarse de forma paulatina en las organizaciones, pero también es vital identificar y dar respuesta a las necesidades de los equipos de compras y, por puesto, lograr que todas las partes del proceso estén alineadas.

Juan Carlos González,

Head of E-Business Iberia en RS Components