Cuenta atrás para Verifactu: cuatro claves para que las pymes lleguen a tiempo
Quedan poco menos de dos meses para que entre en vigor la obligatoriedad de Verifactu, el sistema que envía automáticamente y en tiempo real la facturación a Hacienda. Esta medida marca un punto de inflexión en la gestión contable y fiscal en España y, a partir del 1 de enero de 2026, todas las pymes españolas deben utilizarlo arriesgándose a contratiempos operativos o incluso sanciones si no lo cumplen. La buena noticia es que aún hay tiempo para actuar y que hacerlo ahora puede convertirse en una ventaja competitiva.
“Para muchas pequeñas y medianas empresas, Verifactu representa una transformación tecnológica y administrativa sin precedentes. Pero más allá del cumplimiento normativo, en Alegra creemos que se trata de una gran oportunidad para que los pequeños negocios modernicen sus procesos y sean más eficientes”, señala Álvaro Villa, director general para España de Alegra. “Las empresas que comiencen a cumplir ya con Verifactu, llegarán a 2026 con mucho avanzado y total tranquilidad fiscal, por lo que sería un gran error esperar al último momento”.
La aplicación de Verifactu se engloba dentro de las medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal de la denominada Ley Antifraude, y supone un cambio significativo en la relación entre empresas y la Administración Pública. Según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, las pymes representan el 99,8% del tejido empresarial, por lo que este cambio impactará a más de 3 millones de pequeños negocios.
Claves para que las pymes lleguen preparadas
Con la cuenta atrás ya en marcha, prepararse para Verifactu no es una opción, sino una necesidad. La adaptación a este nuevo sistema requiere planificación, información y el uso de herramientas adecuadas y homologadas. Alegra, plataforma en la nube para la gestión en facturación eletrónica de pequeñas y medianas empresas, ofrece las claves que pueden marcar la diferencia para cumplir con la normativa y evitar complicaciones innecesarias:
- Empezar ya el proceso de adaptación
Con el 2026 a la vuelta de la esquina, el tiempo empieza a jugar en contra. Migrar la información, configurar el sistema a las necesidades específicas del negocio, realizar pruebas y capacitar al personal requiere tiempo. Empezar ya permitirá detectar con antelación posibles contingencias, corregir errores antes de que la normativa sea obligatoria y ahorrar tiempo y dinero en solucionarlos en caso de que ocurran posteriormente. Además, se ganará confianza en los procesos de la nueva gestión, pero también hacia los clientes y proveedores, mostrando liderazgo tecnológico.
- Contar con un software homologado por la Agencia Tributaria
Es muy importante tener en cuenta que para cumplir con Verifactu no sirve cualquier programa. Este nuevo sistema sólo permite trabajar con softwares homologados oficialmente. En otras palabras, “no basta con emitir facturas digitales, sino que estos programas deben haber certificado su cumplimiento con los estándares de validez y autenticidad de las facturas, de su envío en tiempo real y de la seguridad de la información”, detalla Villa. “Se requiere un software de facturación electrónica homologado por la AEAT, lo que garantiza que cada factura se envíe a Hacienda en tiempo real, con total seguridad y validez legal, lo que permite al pequeño empresario dedicarse a su trabajo, a dirigir su el negocio con tranquilidad”.
- Aprovechar las opciones gratuitas y accesibles disponibles
Ante las diferentes opciones que existen en el mercado, elegir el programa adecuado puede resultar complejo. Las hay de pago y otras que cumplen con Verifactu gratis. Algunas cuentan con un extenso catálogo de funcionalidades de gestión empresarial, muy útiles para empresas con una gran actividad, pero existen otras diseñadas especialmente para las necesidades propias de los pequeños negocios. Además, algunos softwares ofrecen opciones denominadas freemium, las cuales tienen funcionalidades avanzadas que pueden usarse de manera gratuita; un juego de palabras entre el concepto free (gratis en inglés) y premium.
“En Alegra usamos el modelo freemium con el objetivo democratizar el acceso a la tecnología y reducir las barreras digitales y económicas con las que suelen encontrarse pymes. Por ejemplo, nuestra modalidad gratuita permite cumplir con Verifactu”, concreta el director general de Alegra España. “Lo importante para los pequeños negocios es reconocer cuáles son sus necesidades y elegir la mejor opción para satisfacerlas”.
- Ir más allá del cumplimiento normativo
La llegada de Verifactu no debe de verse únicamente como una nueva carga administrativa con la que hay que cumplir bajo riesgo de sanciones económicas que pueden, incluso, alcanzar los 50.000 euros, sino que debe entenderse como un punto de partida para la digitalización y optimización del negocio. Muchos de los softwares que cumplen con Verifactu también permiten centralizar la gestión empresarial en una sola plataforma, lo que permite hacer más eficiente a los negocios y que no implica invertir grandes sumas de dinero, ya que existen opciones homologadas que permiten cumplir con Verifactu gratis.
Día Mundial de Ahorro y Verifactu
El pasado 31 de octubre se conmemoraba el Día Mundial del Ahorro y este año llega en un momento clave para las pymes. Según Ipsos, sólo 8% de ellas ya ha adoptado un software homologado para funcionar con Verifactu, por lo que fue una ocasión especial para recordar el poco tiempo que queda hasta su entrada en vigor. La buena noticia es que esta transición no tiene por qué implicar necesariamente grandes inversiones ni costosas implementaciones tecnológicas.
En este contexto, Alegra propone su plataforma en la nube homologada por la Agencia Tributaria para cumplir con Verifactu, y recuerda que no es un requisito pagar por sistemas homologados, ya que existen alternativas accesibles y gratuitas que permiten a las pymes ahorrarse gastos innecesarios, a la vez que se cumple con la normativa.
Muchos modelos incluyen funcionalidades freemium: planes que, basados en la gratuidad, ofrecen algunas funcionalidades para que autónomos y pymes respondan correctamente a este nuevo sistema sin coste ni limitaciones, dando opción a pagar solo por determinadas características extras.
“Para muchas pequeñas y medianas empresas, la aplicación de la tecnología todavía genera cierto temor, por lo que es importante acompañarlas para que comprendan que modernizarse ya no es sinónimo de gastar más”, continúa Villa. “Especialmente en un momento como el actual, en el que queda muy poco para la obligatoriedad de Verifactu. Creemos que el acceso a la tecnología debe ser inclusivo, por lo que es importante que todas las pymes conozcan que existen alternativas gratis homologadas por Hacienda que les permiten cumplir con este nuevo sistema”.
Alternativa freemium
Verifactu será obligatorio a partir del 1 de enero de 2026 para cerca de 1,3 millones de pymes, y requerirá un software homologado que pueda comunicarse en tiempo real con la Agencia Tributaria. En ese contexto, el modelo freemium se ha consolidado como una opción clave para democratizar el acceso a la digitalización. “Su lógica es sencilla: ofrecer una versión gratis con todas las funcionalidades para responder a las exigencias regulatorias, a la vez que permite que los usuarios amplíen los servicios que quieran contratar en base a las necesidades que les vayan surgiendo”, agrega Villa.
En el momento en que nos encontramos, este modelo representa una gran oportunidad de ahorro para las pymes, quienes se enfrentan a la obligación de usar nuevas herramientas tecnológicas en un contexto económico desafiante. Al optar por opciones freemium, las empresas pueden empezar o consolidar su proceso de transformación digital sin aportar una inversión inicial: utilizan las funcionalidades que necesitan mientras que se familiarizan con el nuevo software y, más adelante, contar con la posibilidad de escalar a otros servicios si lo necesitan.
Además del ahorro que supone el uso de modelos freemium, los usuarios aprenden a usar herramientas digitales reales sin coste y adquieren competencias digitales que hoy en día son indispensables. En sectores como la facturación, esta accesibilidad contribuye a reducir la brecha digital entre grandes y pequeñas empresas.
“Este modelo es una solución que demuestra cómo las pequeñas empresas pueden de manera simultánea cumplir con la ley, ahorrar recursos y ganar eficiencia”, resume el director general para España de Alegra. “En nuestro caso, la alternativa freemium permite emitir facturas cumpliendo con todos los requisitos de Verifactu, y como está 100% diseñada para pymes, sus funcionalidades están específicamente creadas para resolver sus necesidades, permitiendo al pequeño empresario enfocarse en lo realmente importante: hacer crecer su negocio”.
