Crece la necesidad de implementar un software para el canal de denuncias

Canal de denuncias. En los últimos meses, las empresas han empezado a tener en mente estas tres palabras. Muchas de ellas ya lo tenían implementado, pero también son numerosas a las que les ha pillado por sorpresa.

HABLAMOS DE una herramienta que es de obligado cumplimiento tras la aprobación de la Directiva “Whistleblowing” (UE 1937/2019) con la que se pretende ayudar a combatir las acciones que vayan contra el código ético y el cumplimiento normativo general de una organización. Con retraso, el Gobierno publicó el pasado 4 de marzo el anteproyecto de ley que traspone la Directiva al ordenamiento jurídico de nuestro país, por lo que, una vez que se convierta en Ley, se transformará en una norma de obligado cumplimiento para todas aquellas organizaciones que tengan más de 50 empleados, así como administraciones públicas a cargo de núcleos de población de más de 10.000 habitantes.

¿Qué es un canal de denuncias?

Dejando de lado el lenguaje del Derecho, la aplicación de la normativa se reduce a que las empresas deben crear un canal de denuncias o comunicaciones, para que empleados, proveedores o cualquiera que tenga relación con la empresa pueda informar, de forma totalmente anónima y confidencial, respecto a cualquier actividad o conducta potencialmente irregular que suponga un incumplimiento del Código de Conducta de la organización, o bien la posible comisión de un delito penal.

Es decir, el canal no es más que un medio de comunicación entre el informante y la empresa. Puede ser un número de teléfono exclusivo o una dirección de e-mail, pero, como veremos más adelante, esta no es la mejor forma de implementarlo.

El objetivo de la normativa es que las empresas trabajen bajo unas pautas éticas, y la clave de todo ello la encontramos en que el denunciante debe permanecer en el anonimato en todo momento. Para ello se necesitan una serie de herramientas que garanticen dicho anonimato. De forma opcional, el canal de denuncias puede estar además gestionado por una persona independiente de la empresa, de tal forma que la organización no pueda tomar ningún tipo de represalia mediante el despido o la ruptura del contrato si, por ejemplo, hablamos de un proveedor.

El problema con el que se encuentran un gran número de empresas es que son conscientes de la obligatoriedad de implementar el canal dentro de su programa de compliance, pero no saben cómo hacerlo, qué características se necesitan, ni a quién hay que confiar la creación o la implementación de dicho canal. Ni tan siquiera saben que existen herramientas de software específicas que cubren las obligaciones que exige la Ley.

Soluciones de software

Como hemos dicho, el canal de denuncias podría ser una simple dirección de e-mail, pero lo normal es que, con ello, se produzcan brechas de seguridad que hagan que el anonimato del denunciante desaparezca. Además, claro, de incumplir muchos otros requisitos que debe tener un canal de denuncias que cumpla con la legislación europea, como, por ejemplo, la trazabilidad de las acciones que se llevan a cabo para gestionar cada comunicación o denuncia.

Por eso lo recomendable es buscar una solución que cumpla con los requerimientos de privacidad y protección de datos exigidos por la normativa. Con una solución de software de canal de denuncias que incluya un cuestionario muy simple, el informante está a salvo de sufrir represalias por parte del denunciado, se garantiza la confidencialidad de la información y se puede efectuar una correcta gestión de las comunicaciones que lleguen.

«Un partner especializado puede ayudar no solo en la implementación, sino también en la elaboración del desarrollo de la estrategia, así como sus procedimientos de gestión y análisis de posibles denuncias» (Alejandro Delgado, GlobalSuite)

Pero ¿qué es lo que hay que pedirle a un software de canal de denuncias? Al albor del nacimiento de la Directiva han empezado a aparecer soluciones, pero no todas ellas cubren las exigencias. Y las que lo hacen, o bien no se caracterizan por su simplicidad, o no tienen un coste competitivo. En principio, la sencillez es uno de los factores clave, tanto para que el denunciante pueda comunicar cualquier conducta irregular de forma simple, como para que el gestor de las denuncias pueda manejar de forma efectiva la información que ha recibido. Además, una solución de estas características debería incluir, como mínimo, un trazado de las acciones que se realizan para la gestión de la comunicación con el denunciante; una monitorización que permita controlar la situación de cada denuncia; o la posibilidad de creación de comentarios bidireccionales.

Además, es conveniente apostar por soluciones que permitan el agregado de información, la posibilidad de adjuntar archivos, la incorporación de alertas para saber cuándo llega una nueva denuncia o cuándo está a punto de cumplirse el plazo de tramitación de la misma, la incorporación del anonimizado de manera automática, pero, sobre todo, una garantía de eficacia en la protección de todos los datos y la seguridad en su tratamiento.

Elegir el partner adecuado

Como es lógico, se trata de elegir una herramienta que tenga unos elevados niveles de seguridad y cifrado, por lo que es fundamental la elección del partner adecuado que guíe a la empresa en la puesta en marcha del canal de denuncias. Si se cuenta con un socio especializado para que la implemente, incorporar la herramienta es sencillo, pero lo primero que deben hacer los responsables de la compañía es tener claro qué quieren hacer. Los canales de denuncias se pueden implementar de muchas maneras, y por eso es imprescindible tener clara la estrategia previa. Un partner especializado puede ayudar no solo en la implementación de la solución, sino también en la elaboración del desarrollo de dicha estrategia, así como sus procedimientos de gestión y análisis de posibles denuncias.

Gracias a su labor profesional, el partner concretará al cliente qué características debe implementar de la solución, cómo lo debe hacer y, finalmente, el precio de esta, ya que este depende de las necesidades y el tamaño que tenga la empresa. El partner es fundamental para informar a la empresa de si necesita más o menos almacenamiento, si sería necesario incorporar un soporte multi idioma, si hay que implementar varios canales de entrada de denuncias, o si se requiere una mayor profundidad en la información que hay que recopilar. Se trata de elegir un proveedor que conozca las necesidades de cada una de las empresas, y ofrezca distintas propuestas. Porque en los pasos previos es donde quizá sea más importante la labor que tiene que hacer el partner, ya que la implementación de un software de este tipo es realmente sencilla y, en general, en un periodo de dos o tres semanas la solución ya estará a pleno rendimiento.

Lo mismo sucede si la empresa, en vez de querer tener la solución en su infraestructura tecnológica, decide que sea un tercero el que la gestione. En este caso, la externalización debe confiarse a una organización que genere confianza y utilice una solución que ofrezca los requerimientos que hemos comentado a lo largo de este artículo. Con esta opción, la empresa se olvida de la gestión de la herramienta y de las denuncias, y permite la comunicación de irregularidades, de incumplimientos del código ético e infracciones legales a través de un adecuado tratamiento de la información, y además de forma legal y segura. La gran ventaja de apoyarse en un tercero es que ayuda en la gestión y ofrece al equipo de compliance una relación de total transparencia.

En definitiva, la obligatoriedad de implementar un canal de denuncias en las empresas hace que éstas deban apostar por un partner confiable que cuente con la mejor solución, que es aquella que garantice la confidencialidad de los datos, sea sencilla de utilizar y tenga un coste que se adapte de forma perfecta a sus necesidades.

Alejandro Delgado,

socio de GlobalSuite Solutions

Cuándo llega y cuáles son las sanciones

El 4 de marzo del 2022 el Consejo de Ministros aprobó la propuesta del Ministerio de Justicia del “Anteproyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción”, por la que se transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (más conocida como Directiva “soplar el pito”). El plazo para llevar a cabo la trasposición acabó el pasado 17 de diciembre, y de los 27 países miembros solo Suecia, Malta y Portugal llegaron a tiempo. Por esa razón, la Comisión Europea abrió un procedimiento de infracción a España y el resto de 23 países.

En fase de anteproyecto todavía, debe ser sometido a la tramitación parlamentaria antes de su aprobación final, por lo que el texto propuesto puede aún sufrir modificaciones relevantes. Tras su publicación en el BOE, aún tardará 20 días en entrar en vigor y las empresas de más de 250 empleados dispondrán de tres meses para poder implantar un canal de denuncias y las compañías de menos de 249 trabajadores hasta el 1 de enero de 2023.

Se creará una Autoridad Independiente de Protección del Informante quién sancionará las infracciones cometidas, tanto en el sector público como en el sector privado. Pueden ser responsables de infracciones tanto las personas físicas como jurídicas, así como un órgano colegiado respondiendo de forma personal sus miembros. Si son personas físicas van desde los 10.000€ por infracciones leves, hasta 30.000€ por infracciones graves y hasta 300.000€ por infracciones muy graves. Si es persona jurídica las sanciones van hasta 100.000€ en caso de infracciones leves, hasta 600.000€ en caso de infracciones graves y hasta el millón de euros en caso de infracciones muy graves.

En las infracciones muy graves la Autoridad Independiente de Protección del Informante puede acordar:

• Amonestación pública,
• Prohibición de obtener subvenciones durante un plazo máximo de cuatro años,
• Prohibición de contratar con el sector público durante el plazo máximo de tres años,
• Publicación en el BOE de las sanciones superiores a 600.000€.

También hay posibilidad de graduar la sanción teniendo en cuenta la reincidencia, la persistencia temporal del daño, la intencionalidad y culpabilidad del autor, el resultado del ejercicio anterior, la reparación de los daños causados, la colaboración con la autoridad independiente…