Comunicación y colaboración, elementos esenciales en los actuales entornos de trabajo

TPB297, ene20. Hasta hace pocos años, las comunicaciones corporativas y las herramientas de trabajo colaborativo constituían dos entornos separados. La telefonía, el correo electrónico y la mensajería instantánea eran los sistemas de comunicación utilizados en empresas de todo el mundo, mientras que, en el otro extremo, las organizaciones hacían uso de diferentes suites y aplicaciones para tareas colaborativas.

SIN EMBARGO, el despliegue masivo de la telefonía IP en las empresas y la llegada de nuevos servicios en la nube han dado como fruto una verdadera revolución que ha transformado tanto las comunicaciones como la interacción entre grupos de trabajo. El aumento del ancho de banda es otro de los aspectos clave que han permitido este nuevo escenario donde la colaboración en equipos descentralizados es posible, productiva y ágil.

Como es lógico, el mayor ancho de banda disponible en las organizaciones y el crecimiento de los mencionados servicios en la nube no valdrían de mucho sin una reducción del coste de los sistemas de vídeo y voz y una simplificación en el apartado técnico. O, dicho de otra forma, hacían falta equipos más asequibles y fáciles de configurar que hicieran viable la implementación en las estructuras de TI de las compañías.

En los últimos años no solo se han cumplido las premisas anteriores, sino que además han venido acompañadas de la aparición de herramientas en la nube: por ejemplo, Microsoft Teams permite que los grupos de trabajo dispongan de un entorno integrado en el que la mensajería instantánea y los chats se combinan con el acceso seguro a hojas de cálculo, documentos, llamadas de voz y vídeo, y por supuesto, reuniones. Más allá de facilitar una comunicación instantánea entre dos usuarios, o de una a varias personas, Microsoft Teams promueve la conexión y conversación sencilla para ayudar a la gente a crear conciencia en torno al trabajo compartido.

Desde pymes a grandes corporaciones, todos los entornos empresariales pueden ahora beneficiarse de las ventajas de una plataforma que permite unificar los procesos comunicativos y el trabajo en colaboración, lo que a su vez redunda en una mayor productividad y transparencia, y en una nueva forma de gestionar los recursos. En el caso de compañías con varias sedes o departamentos distribuidos en varias localizaciones, la disponibilidad de un sistema de comunicación unificado hace que todo funcione como un engranaje perfectamente sincronizado, en el que las partes que intervienen en los diferentes procesos reciben la información y los recursos necesarios en cada momento.

Este desarrollo tecnológico, que permite interactuar de un modo más vívido, conlleva una ventaja determinante a la hora de trabajar con clientes, planificar proyectos, celebrar reuniones, etcétera: facilita el contacto humano. Al fin y al cabo, por muy avanzada que sea la tecnología implementada en las empresas, el trato entre personas mediante sistemas de voz y vídeo tiene una gran relevancia a la hora de llevar a buen puerto cualquier iniciativa. En el mercado hay marcas especializadas en este campo que ofrecen productos con precios razonables y de fácil manejo, como Yealink, que, además, ha desarrollado una serie de equipos de voz y vídeo que incorporan esta aplicación de Microsoft, que posibilitan todo tipo de actividades en el mundo empresarial, desde reuniones de equipos de ventas, hasta cursos de formación, pasando por cualquier consulta entre departamentos o delegaciones, o la simple puesta en común de ideas.

Bancos, universidades, instituciones, hoteles, empresas y corporaciones de toda índole son clientes ideales para los servicios de voz y vídeo actuales y de soluciones como la mencionada Microsoft Teams debido al enorme ahorro de gastos que supone evitar desplazamientos innecesarios de personal y grupos de trabajo, a lo que se añade el hecho de que el servicio es completamente escalable. Esto último hace que sea posible adaptarlo a todos los entornos imaginables, desde una sencilla pyme hasta una corporación se seguros, y constituye sin duda una gran ventaja a la hora de plantearse su despliegue en organizaciones y negocios.

Gracias a los avances tecnológicos y a una más que notable reducción de su coste, los servicios y dispositivos de colaboración y comunicación integral por fin son una herramienta al alcance de todos. Ahora solo resta esperar para ver cómo evoluciona y crece en su impementación, algo que sin duda va a ocurrir en los próximos años de manera muy destacable, y soñar con nuevas aplicaciones.

José San Emeterio,

director general de SPC